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写英文 e-mail 好头痛!一样的称呼、一样的结语词、差不多的冗言赘字……你犯了什么样的商业 e-mail 书写错误呢? 这篇整理出商业书写里常遇到的问题、忌讳,VoiceTube 教你成為职场沟通达人 开头称呼语 greeting 看看以下三种 e-mail 开头的表达: Dear Peter 亲爱的彼得 Hi, Peter 嗨,彼得 Hello, Peter 哈罗,彼得 不同的称呼语会给人不同的感觉,打开你的 e-mail 草稿箱看看,你都是怎么打称呼语的呢? 《富比世》杂志上一篇文章 “Hi? Dear? The State Of The E-Mail Salutation” 的编辑Susan Adams 写到,根据她的观察,以及做了许多口头访问后,发现 “Hi” 已经比 “Dear” 更频繁地被使用。 过去我们总觉得用 Dear 才是最有礼貌、尊敬的用法,但是其实 Hi 的语气较轻鬆,更能拉近你与收信者的距离。因此,下次写信时,Dear 可不是唯一选项喔!试试别种用法,创造不同气氛,或许更能得到你想要的回应! 错误/过时用法 以下用法有的是台湾人自创,有的是英语系国家早已不会使用的过时用法,要多注意了! (X) Dears, 错误,台湾人自创 (X) Dear all, 用法虽然没错,但是不太尊重每一个人的个别性,可改用 Hi, everyone (X) Dear both, 错误,台湾人自创 (X) Dear Sir, 过于制式及老套,像中文里的“敬启者” (X) Dear boss, 过时、老套 商业 e-mail 三大忌讳 写英文 e-mail 确实不是件容易的事,尤其有时又要面对以英语为母语的外籍商业人士,难免会犯下一些小错,但是有些通病,知道了就要避免发生啊~ 忌讳一:懒散 做任何事切记就是不可懒散!看看以下两句对照: (X) BTW, need u 2 sign this, thx.(对了,你再帮我签一下这份文件,谢啦!) (O) Please sign this document. Thank you!(麻烦你帮我签署这份文件,谢谢。) 非正式的缩写,若是跟朋友传 line 还可以,但若是撰写用于正式场合的商用 e-mail,可千万别犯下这种错误! 忌讳二:充满惊叹号 适当的惊叹号可以用于表达热烈情感与良好礼仪,然而一旦过多,效果可会适得其反,我们看看以下例子: Good job!!! Well done! Outstanding! 一个惊叹号,表达的反而是比三个惊叹号来得更有力、直接的收尾。 要向主管报告坏消息时,记得要把惊叹号收起来…这可会造成反效果的! I am so sorry this happened!!!(我很遗憾发生这种事!!!) 忌讳三:过度简化主旨 身为一位职场大忙人,如果你今天收到一封主旨为「会议」、meeting 的信件,第一反应当然是忽略它,等有空再点开来看!因此,一封成功的信件,应该要阐明信件主题,让收信人可以在第一时间就知道这封信想传达什么,自然就会尽快回信。 看以下两个主旨,你就知道有什么不同: (X) meeting 会议 (O) marketing weekly meeting @ 9 am早上九点行销例行会议 e-mail 错误率最高的字 很多人会觉得用腻了 thanks 或 thank you,觉得换个字看起来会比较厉害,所以就会选择使用 appreciate 来表达「感谢」,但这可是大错特错!看看下面四个句子: (X) I appreciate you for the opportunity. (O) I appreciate the opportunity. (O) Thank you for the opportunity. (X) He thanked for the opportunity. appreciate 并不等于thank,thank 后面接人,appreciate 后面不接人,而是接一件事。 e-mail结语 一封完整的 e-mail 绝对少不了好的结语,出色的书信收尾要看对象,更要看状况,下面列出一些常见的结语,后面也附上收件者可能会有的感受,让你更知道什么场合该选什么结语! Regards较没有表示文字的温度,可能会给人冷淡无情的感觉 Sincerely有些人可能会认为有点做作 应改用**8198; Looking forward to 期待您…… Looking forward to your reply/feedback. 静候佳音。 Regards前面也可以加上 kind, warm, best,这会使千篇一律的 Regards 更有温度喔! Cordially严肃场合、谈判适用 应改用Thank you for 感谢您…… Thank you for your time. 感谢拨冗。 另外,还有一种文末常见的错误用法,你有这样写过吗? Thank you in advance. 先谢谢你了。 在中文里听起来很有礼貌的一句话,在外籍商业人士看起来却是非常不舒服,是听起来自以为是、冒昧的说法。要小心别弄巧成拙了,你可以改成这种说法: Thank you for considering my request.(谢谢你考虑我的要求。) Thank you for any help you can provide.(谢谢你提供协助。) I will appreciate your help with this situation.(很感谢你愿意帮忙。) 这些更“白话”的说法,不仅能表达更多礼貌,也能让人感受到你的诚意! 文/ Bonbee Yang 图/ Startupstock 来源/ 戒掉烂英文 作者简介/ VoiceTube HERO 团队 |
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