电子公文办理程序及规范

一、电子公文类型及适用范围

电子公文办理是指通过苏州大学网络办公系统进行的公文办理。

“学校发文”主要用于起草学校的“红头文件”，只有机关部门的各用户才有权起草，如果院系、直属单位要起草有关学校文件，需向职能部门提出申请，由职能部门起草。

“校内行文”主要用于各院系、各部门、各直属单位向学校行文报告、请示各类事情。

“院系部门行文”主要用于各院系、各部门、各直属单位之间的公文（无须报告、请示学校的）流转，每个单位都有一个存档库，可以自行编号。

“校外来文”主要用于各类非涉密校外文件的流转。

“通知公告”主要用于公布各院系、各部门、各直属单位的有关通知，该通知起草的权限是：各单位的领导以及秘书（每单位仅限一人）。

二、主要电子公文办理程序

（一）学校发文办文程序

学校发文包括上行文和下行文。

办文程序一般包括拟稿——核稿——编号——套红头——审核——审签——校对——用印——发送——存档等环节。

1、拟稿

委系统的发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、指示、条例、规定、会议纪要等，拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。

（1）选择公文类型、公文种类、紧急程度、文件类型。

（2）拟文要素

①拟文单位。

②标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。

③主送单位和抄送单位。

④正文：正文内容每自然段左空2个全角字符，回行顶格。数字、年份不能回行。三号仿宋GB2312字体，段落1.5倍行距。

⑤附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。多个附件：用阿拉伯数字标注顺序号 (如“附件：1．×××××”)。

⑥行文机关名称、成文日期。发文时间与发文机关署名分二行置于正文右下方，发文机关署名在上，发文时间在下。单一机关行文时，在行文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。发文日期一般署会议通过或者领导人签发的日期；联合行文以最后签发人的签发日期为准。发文日期应当用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。

（3）草拟公文内容具体要求：

①符合国家的法律、法规及其他有关规定。

②情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

③公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

④拟制紧急公文，应电话联系发文单位，说明紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。

⑤人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

⑥结构层次序数和字体。文中结构层次次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一级标题用黑体字，二级用楷体字，三级和四季用仿宋字体标注。

⑦应当使用国家法定计量单位。

⑧文内使用规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

⑨公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（4）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。

（5）拟制公文必须经拟稿部门负责人核稿、并在承办核稿栏签名后方可进入网络办公系统流转。

 2、核稿

党委办公室秘书收到文件后，要对文稿内容和发文名义进行初步审核，再发给党办主任进行审核。

（1）核稿内容：

①是否确需行文；

②报批程序是否符合规定；

③内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关文件精神相衔接；

④涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；

⑤所提措施和办法是否切实可行；

⑥人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否规范。

（2）确定发文名义：

①党委的工作计划、学习安排、中层党务领导干部的任命、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件均应以党委名义发文。

②一般事务性通知，转发党委其他职能部门的具体事务性安排、对同级对口单位的函件应以党委办公室名义发文。

③印发学校长时期发展计划、年度工作要点等重大事项或重要改革举措的通知以学校党委和行政名义联合发文。

（3）对于不符合办文内容、程序和格式要求的文稿，党委办公室应退还拟文部门修改或重拟。

3、编号：将拟文发送党办秘书，在公文系统里编文号，具体文号拟定如下：

（1）以学校党委和行政名义联合发布的文件、学校中长期发展规划、学校年度工作计划及要点、部分非常设机构的设立及调整、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件等编号为：苏大委【】号。

（2）中层党务领导干部的任命、校党委对各党委（总支）、工委换届工作事宜的有关批复，以及党委组织部下发的一些规章制度等编号为：苏大委组【】号。

（3）党委宣传部表彰决定，学习计划等编号为：苏大委宣【】号。

（4）党委人武部的军训有关文件等编号为：苏大委武【】号。

（5）以党办名义专项上报或下发的文件编号为：苏大委办【】号。

（6）全委会决议、常委（扩大）会议纪要编号为：苏大委办纪【】号。

（7）全委会决议、常委（扩大）会、党政联席会议纪要涉及职能部门需要抄送的内容编号为：苏大委办函【】号。

（8）提交党委常委会审议通过的保密相关管理制度及办法编号为:苏大委密【】号。

（9）其他不用提交党委常委会审议通过的保密日常管理制度及办法编号为：苏大委密办【】号。

4、套红头：除苏大委办、苏大委办函和苏大委办密文号为中共苏州大学委员会办公室红头，其他均为中共苏州大学委员会红头。下行文发文字号右侧无需签发人，上行文则发文字号居左空一字，右侧保留签发人。

5、审核：发送党办主任，进行拟文审核。

6、审签

（1）以党委名义上报或下发的文件由党委书记或主管副书记签发。

（2）以党委和行政名义联合上报或下发的文件由党委书记和校长联合签发。

（3）以党委办公室名义发出的上报文件材料，由分管党办工作的书记或副书记签发；党委办公室名义发出的下发文件，由党委办公室主任签发。

上行文在校领导审签后可添加签发人，签发人在发文字号右侧居右空一字，签发人姓名用3号楷体。遇多个签发人，按发文机关顺序排列。

7、校对已经领导人审签过的文稿，在发送之前应交由拟文部门校对。经校对如需对文稿内容作实质性修改，须报原审批领导人复审。

8、用印

印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，顶端上距正文（或附件说明）一行之内。

9、发送

选择发文方式：根据公文性质、内容选择普发或点发。

（1）普发：直接发布校园网学校发文。

（2）点发：根据文件或会议纪要的内容分送领导和有关职能部门。

上行文一般将纸质稿打印后加盖学校党委或党委、行政印章，寄送主送、抄送单位，并给拟稿部门留存一份。

10、存档

（1）打印底稿，加盖党委办公室印章后以备纸质存档。

（2）电子公文发送后存档。

（二）校外来文办文程序

非涉密校外来文可在电子公文系统办理。校办来文途径主要有：

1、江苏省电子政务平台。

2、苏州市电子公文交换系统。

3、来信来函。

4、两办传真。

5、苏州市教育局。

6、苏州市文件交换站。

7、校领导开会带回文件。

8、部门邮件来文办理。

校外来文办文程序一般包括：核对——录入——发送——批办——流转——催办——办结——存档等环节。

1、核对：根据来文途径核对来文是否需要办理。主要查阅来文抬头、发文机构以及文件内容，确定是否需要办理或周知。在确定办理后，按来文的轻重缓急，分党委和行政两类办理。

2、录入：所有来文均按PDF或WORD格式录入公文系统校外来文，录入内容包括：

（1）收文编号：按党委、行政（DW、XZ）分别按次序编号。

（2）来文编号：来文的文号。

（3）来文标题：来文的文件名。

（4）来文日期：接收来文的日期。

（5）来文单位：来文成文机构单位。

（6）页数：一般是来文的正文页数。

（7）紧急类型：按文件的轻重缓急选择：普通、紧急、特急。

（8）备注：对来文正文中的重要信息加以备注。

（9）上传正文及附件，若有多个附件按顺序上传。附件名一般是文件标题名+来文文号。

3、发送：按文件类型发送党办秘书或校办秘书。

4、批办：党办主任或校办主任拟定批办意见。

5、流转：两办秘书按领导批示流转来文。

6、催办：在文件流转中按领导批示意见和文件要求进行催办。

7、办结：确认文件流转完毕后办结。

8、归档：根据文件类型、内容、办理情况初定归档单位。打印来文和文件办理单，并将电子公文发送归档单位后存档。

（三）“校内行文”：各院系、各部门、各直属单位涉及党委方面需要向学校行文报告、请示各类事情。

校内行文程序一般包括：拟文单位主要负责人签署意见后由单位秘书发送党办秘书，党办秘书将行文发送党办主任拟办，党办秘书按拟办意见流转校领导或相关部门、单位，根据办理需要党办秘书可再次流转给党办主任批办后进一步呈校领导阅示。流程结束后发送至拟文单位和涉及部门阅知。

（四）“通知公告”：党委办公室直接拟定的通知或其他部门拟定需党委办公室发布的通知。

通知公告的发布程序一般包括：拟稿——录入——核稿——发送——发布。

核稿：根据工作需要拟稿，经校领导或党办主要负责人审核后确需发布的通知；涉及其他部门拟定需党办发布的通知，起草部门主要负责人和党办负责人审核后，需发布的通知。

录入：拟稿人将通知内容录入公文系统，包括标题，即通知的题名，类型选择公告通知，将调整后通知正文格式（正文格式与发文正式格式一致）选择优化模式粘贴，填写拟文单位，联合发布按顺序并列排列。

核稿：预览，校对通知发布内容和格式。

发送：拟稿人发送至党办秘书。

发布：党办秘书预览通知，核对无误后发布。