国际货代单证知识大全

单证，信息流，整个国际货运流程体系中的非常重要的一环。

国际货物运输中，会遇见各种各样的单证或者文件，它们把人（发货人、承运人、收货人、货代）等各方与货，港口机场联系在一起。

这些文件都有各自独特的用途，交接各自的权利和义务。不完整或不准确的文件所传递的信息可能引发一系列负面后果，包括延迟装运、产生费用、责任争议等。

在不少货代公司，单证或者文件是独立于操作之外的一个职位工种，专司文件缮制与核对。从业务角度，熟悉这些货运文件也是大有裨益的。了解了这些单证，也就看懂了对应的业务背后的操作。

今天，掰开了，柔碎了，给新人朋友们讲讲。 全文两万余字，码字两年来最长的一篇文章。

相信，这个行业你常遇见的，需要知道的基础且必要的单证知识，都在这里。

订舱篇

名称：托书，也叫托单，托运单，全称订舱委托书。英文名Booking，全程Booking Note或者Shipper’s Letter of Instruction.

作用：是订舱的申请书，也是承运人或其代理人放舱的依据。

意义：严格意义上，它是整个货运订单开始的第一个文件。收到的托书越多，意味着订单越多。即托书在手，天下我有。

交互：工厂/供应商/发货人发托书给货代销售，或者货代市场发给庄家同行/承运人。

详细说明

一般订单确认后，就需要托书订舱。

1）订舱委托书没有固定格式，不同公司缮制的托书不尽相同，但主要内容（ 包括托运人，收货人、装货港、卸货港、唛头、货物描述、货物毛重、货物体积、运费的支付方式、货好时间、所订船期/航班，需求说明，注意事项等。）都包含在内，大体上和提单差不多。

2）如果工厂/供应商没有托书格式件，则需提供自己公司的模板，让工厂/供应商填写。

3）托书具备一定的法律效力，主要运用于整柜，拼箱，空运，铁运这几种传统运输方式中。国际快递和跨境电商FBA货运用到托书比较少，前者因货量较小，供应商会嫌麻烦，后者本就没那么严谨规范。

4）从专业规范性的操作上讲，建议每票货都要到托书订舱，尤其是FOB指定货与新客户的新供应商，且托书最好让供应商加盖公章，这样可以避免一些不必要的问题。比如：客户订舱是大柜，实际到厂后发现货装不完需要高柜，这时供应商的托书就是最好的责任证明。

5）对于一些老客户或者经常合作的供应商，从业务顺畅的角度，为方便订舱尽快落实仓库，实际操作中可以放宽要求，无需每次都索要托书与盖章订舱。

6）收到托书进行订舱时，需要核实与落实的内容包括但不限于：

A.品名。确认委托书所载品名是否和询价时一致，货物是否是危险品或者敏感品。

B.重量体积。比如托书上写的是30CBM或者30吨，但只有一个小柜，这样超过了装载装箱能力。又或者拼箱货，客户确认有5CBM，但托书上只有2CBM，这样就需要联系供应商核实情况。

C.起运港与目的港。比如客户确认的是SHANGHAI-LOS ANGELES的运价，但供应商托书上是NINGBO-CHICAGO，这样就有可能是工厂发错了。

D.备注事项，比如托书上明确要求装箱日期与时间，或者提前几天给到S/O，或者备注发票号、订单号之类，需要牢记，据此操作。

7）注意：托书中的发货人, 收货人，通知人，品名件毛体等信息，不完全是出提单的依据。即托书的信息与数据可以跟提单不完全一致，对于合作很久的客户或供应商而言，甚至很多时候只要个大概就行。因为提单是以补料（再核对）为准，不是凭托书就直接锁死这些数据信息了。

名称：华南地区常称之为S/O，北方叫提箱单或者配载，或者订舱确认书，装运通知单，装运指示，落货纸。英文名Shipping order，或者Booking confirmation。

拼箱空运叫入仓单，或者进仓单，入货通知单。

作用：虽然名称很多，叫法不同，但一个意思，功能一致。指的是货代向承运人发送托书后，承运人根据托书安排订舱，确认仓位的一个文件。

意义：下了S/O，就表示确认了舱位，放了舱。

交互：承运人给货代，货代再给拖车行或者物流，或者给到供应商，由其给到他们自己合作的拖车行或者物流。

具体而言：

如果是整柜，S/O是提柜，装船的凭证。拿到船公司的S/O后，就可以给拖车行（工厂自拖自报时，给工厂），拖车行跟据S/O上面的指示去船公司指定窗口打单（换取设备交接单），之后去指定地点提柜，再去工厂或者仓库装柜。

若是拼箱或者空运，拿到的是拼箱公司或者空运庄家的仓库进仓单，将其给物流（如果工厂自己送货，给工厂）让司机带上随货进仓。

详细说明

放舱，意味着给到S/O

1）和BOOKING一样，S/O也没有固定的模板格式，但基本内容大体一致。

整柜：SO号码，船名航次，收货地，装货港，卸货港，预计开船时间，预计到港时间，柜型，柜量，运输支付方式等，同时还会有舱位备注，打单提供地址，注意事项等。

拼箱/空运：进仓编号，配舱信息（ 起运港，目的港），货物件毛体，截仓时间，送货地址，联系人，地图，注意事项等。

2）拿到S/O后，需要检查放舱信息，是否跟订舱需求一致。如果是整柜，尤其要注意的是目的港与柜型柜量。如果是拼箱或者空运，一般看目的港与所配船期/航班时间是否正确就行。

3）很多时候同行给过来的甚至只有关键文字信息，而不是一份文件。从专业规范性的角度，建议将其转为文件，非编辑的PDF格式为佳。如果是拼箱或者空运，件毛体信息暂确认不了，也可以用Word或者Excel，注意抹去进仓单上面的抬头（庄家同行公司的信息），方便供应商自行填写，之后打印下来，让物流司机带上，随货入仓。

报关篇

定义：全称中华人民共和国海关（进）出口货物报关单，英文China Customs (Import) Export Declaration Sheet。它是进出口货物收发货人或其代理人，按照海关规定的格式对进出口货物的实际情况做出书面申明，以此要求海关对其货物按适用的海关制度办理通关手续的法律文书。

作用：进出口申报

意义：报关单具有一定的法律效力。它是出口产品报关离境的重要证据，也是申请办理出口产品退税的重要凭证。

交互：如果是整柜，出口供应商自己报关时，会提供给自己的报关行。和拼箱、空运一样由货代报关时，则供应商将报关单给到货代。如果是买单申报，则无需提供，报关行会做好给我们确认。

详细说明

1）这是海关总署的制式文件，2018年8月1日起，海关进出口货物整合申报正式实施。原报关单、报检单将合并为“这张大表”进行货物申报，一次申报、一单通关。

2）PDF, JPG，EXCEL等电子格式都可以。也接受手写。如果有发起过长期委托报关，报关单可以不盖章，或者仅盖报关专用章。

3）这是有需要能退税的进出口公司提供的文件。工厂/供应商提供报关单由我们申报时，找他们要就行了，他们会填写好报关单，不需要我们填。报关行会出具供应商的报关单，出具报关草单，发给工厂核对就行，我们自己不要擅自做主去确认。

4）如果是买单申报，则会用到报关行贸易公司的抬头作为报关行的发货人与生产商。买单申报可以稍微核对一下，主要需确认件数、指运港、以及商品明细的货值。

5）注意：一份报关单只能打印5个品名，超出了就要续页，会产生续给页费。

定义：也叫委托报关协议，或者报关委托协议书，是托运人委托承运人或其代理人办理报关等通关事宜的书面证明。委托方应及时提供报关报检所须的全部单证，并对单证的真实性、准确性和完整性负责。

作用：委托报关

意义：授权与明确责任和义务

交互：整柜，出口供应商自己报关时，提供给自己的报关行。如果是像拼箱、空运由货代报关，则供应商将报关单给到货代。如果是买单申报，则无需提供。

详细说明

1）这也是一份制式文件，固定的内容。 2）格式方面，电子版即可，图片，PDF都可以。 3）无需填写，加盖委托方（出口供应商）公章与法人章（签字）即可。 4）委托报关时，需要提供报关行的名称和十位报关编码，让供应商发起电子申报。

定义：又称包装单、码单，英文Packing List or Packing Specification。是用以说明货物包装细节的清单。外贸单证中的主要单据之一。

作用：补充发票内容，详细记载包装方式、包装材料、包装件数、货物规格、数量、重量，体积等，便于进口商或海关等有关部门对货物的核准。

意义：进出口报关和清关的必备单据。

交互：供应商退税报关时给到我们。买单报关时，我们向供应商索要或者自己制作，再提供给报关行报关与客户清关。

详细说明

1）装箱单没有统一的格式与模板，主要内容包括：装箱单名称、箱子编号、日期、唛头、货名、规格、包装单位、件数、每件的货量、毛重、净重以及包装材料、包装方式、包装规格，体积及签章等。

2）装箱单所列的各项数据和内容必须与提单等单据的相关内容一致，还要与货物实际情况相符。海关根据装箱单来了解装货的品名，数量，重量，尺寸，包装等信息。如果遇到海关查验的时候，海关根据装箱单当中的明细来核实装货情况。

3）作为报关资料，需要签字盖章（外贸章、条形章即可），一份电子版即可。

4）学会做装箱单是每个业务的必备技能，它并不只是文件或者操作的工作要求。因为碰到拼柜，或者多供应商不同货物的拼货空运时，能第一时间做好装箱单反馈给客户，是专业与效率的无言证明。

5）装箱单分出口报关使用和目的港清关使用，两者没有必然的关系。可以将供应商出口报关时的装箱单给客户清关（如果不是第三方贸易-为中间商保密），也可以我们自己制作或者用客户的装箱单格式清关。

6）不管是出口报关还是进口清关的装箱单，都是英文版的，或者中英文格式，不能完全使用中文，尤其是作为目的港清关来说。

定义：简称发票，英文Commercial Invoice. 是卖方开立的载有货物名称、数量、价格等内容的清单，出口贸易结算单据中最重要的单据之一。

作用：出口单据的核心，是出口货物的总说明。作为买卖双方交接货物和结算货款的主要单证，它是进口国确定征收进口关税的依据，也是买卖双方索赔、理赔的依据。

意义：进出口报关和清关的必备单据。

交互：供应商退税报关时给到我们。买单报关时，我们向供应商索要或者自己制作，再提供给报关行报关与客户清关。

详细说明

1)在制单顺序上，往往首先缮制商业发票，其它所有其他单据都应以它为中心来缮制。它是国际贸易实务中最基本的、使用频率最高的商业单据。即使是国际快递，在无需单独报关时，也需提供发票。

2)发票无正副本之分。如需正本，加上"ORIGIN"，打印即可。

3)发票也没有统一的格式与模板，不同发票的名称表示不同用途，要严格根据信用证的规定制作发票名称。一般发票都印有"INVOICE"字样，前面不加修饰语，如信用证规定用"COMMERCIAL INVOICE"、"SHIPPING INVOICE"、"TRADE INVOICE"或"INVOICE"，均可作商业发票理解。

4)发票的必备内容包括收款人、发票号码、日期、货物描述、数量、单价、总值、运输说明、付款条件、声明文句、签字盖章等。

5）和装箱单一样，发票只需外贸章或者条形章，但部分国家如埃及需要发票加签（贸促会CCPIT认证）。

6）注意，发票上面的货币单位是USD，而不是RMB。

7）和装箱单一样，出口报关用的发票和目的港清关用的发票没有必然的关系，如果客户是中间商-第三方贸易，很多时候会用到客户自己公司的格式，而非用供应商的原始发票数据。

定义：简称合同，英文名Sales Contract,或者Sales Confirmation

作用：报关

意义：进出口报关的必备文件

交互：供应商退税报关时给到我们，买单报关时，无需我们提供给报关行，目的港客户清关也不需要。

补充说明

1)销售合同仅为报关使用，相对比较简单，它不是供应商与客户签订的英文外贸合同原件。

2)销售合同也没有固定格式，内容至少包括买卖双方、商品描述、成交单价、总价及币制、成交数量及单位，结汇方式，贸易条款，交货日期，签名盖章等。

3)销售合同也无需正本，PDF或者图片电子版就行，接受外贸章。

价值篇

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创作说明 原文5万余字，耗时近两周整理。但最终精简删改至本篇的14个主要文件。因视野有限，一定还有着诸多的知识点等待发掘，欢迎朋友们积极的补充，分享与转载给更多有需要的人。也恳请大家对任何不妥的地方不吝指正。 ​