河南职业技术学院采购管理办法

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河南职业技术学院采购管理办法

第一章总则

第一条为规范学院采购管理程序，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》，结合我院实际，制定本办法。

第二条本办法适用于使用学院各类资金采购货物、工程和服务的行为。

第三条本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为。采购形式分为政府采购、学院集中采购和部门自行采购。

第四条本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括设备、家具、材料、图书、教材等。本办法所称工程，是指纳入采购预算的维修改造工程（按照学院规划经省发改委立项批准并纳入固定资产投资的基本建设项目另行规定）。本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第五条政府采购是指使用财政性资金，采购同级政府发布的集中采购目录或采购目录以外限额标准以上的货物、工程和服务的行为。政府采购分为项目采购和网上商城采购。

项目采购是指使用财政性资金，采购同级政府集中采购目录范围内的采购项目和政府采购限额标准以上的项目。

网上商城采购是指使用财政性资金，限额标准以内，纳入河南省财政厅网上商城采购范围内的货物采购。

第六条政府集中采购目录之外，限额标准以下，项目单件（批次）或年度同类项目采购预算总额在人民币10万元（含）以上，实行学院集中采购。

第七条政府集中采购目录之外，项目单件（批次）或年度同类项目采购预算总额在人民币10万元（含）以下的项目，实行部门自行采购。

第八条学院所有采购项目，均须列入学院预算并经规范程序批复。没有列入预算的采购项目，原则上不予执行。

第九条学院采购工作应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。

第十条学院采购原则上应采购本国货物、工程和服务。特殊情况下，须由学院组织专家论证并经上级主管部门审核通过后方可采购境外货物、工程和服务。

第二章 组织机构和管理职责

第十一条学院成立采购工作领导小组（以下简称领导小组），领导小组由11人以上单数成员组成，领导小组组长由院长担任、副组长由分管相关业务的副院级领导担任、领导小组常务成员由党政办、财务处、国有资产管理处、教务处、后勤处管理处、基本建设处、纪检监察室等部门负责人组成。领导小组的职责如下：

（一）全面负责学院采购管理工作；

（二）研究学院采购工作中发生的紧急、特殊情况，协调解决采购工作中出现的不可预见问题；

（三）保障学院利益，对学院采购工作实施监督等。

领导小组会议为领导小组议事形式，到会人数超过2/3应到会成员数，方可召开会议。领导小组会议以实名票决方式表决采购工作相关事项，赞成票超过1/2应到会成员数表决通过。

第十二条采购工作领导小组下设招标采购办公室（简称招标办），负责学院采购工作日常事务。招标办的主要职责：

（一）起草学院采购管理制度；

（二）根据采购项目相关资料，确定采购形式和采购方式；

（三）与政府采购主管部门的沟通与协调，报批项目采购方式；

（四）委托政府采购机构或招标代理机构执行采购任务；

（五）牵头会审采购文件；

（六）委派采购代表参与有关项目评标；

（七）组织牵头项目建设部门签订相关采购合同；

（八）收集整理存档采购相关资料；

第十三条相关职能部门在采购业务中履行管理职责，具体职责如下：

（一）财务处负责采购预算管理、财务核算、资金支付；

（二）国有资产管理处负责货物类采购项目的审核、预算汇总申报、论证和学院验收工作；

（三）审计部门负责工程结算审计、参与国家规定金额范围以上项目验收工作；

（四）相关职能管理部门，按照职责对采购项目进行规划和指导，归口组织项目评审，监督检查项目执行情况，参与或者组织项目验收。

（五）纪检监察室对项目采购有关程序进行监督检查，对采购中的违规违纪行为进行执纪问责。

第十四条项目建设部门在项目策划、项目申报、项目执行和项目绩效等方面负有主体责任。具体职责如下：

（一）确定项目负责人，授权开展工作；

（二）会同有关部门及专家，充分考察市场（至少考察三家以上具有竞争力的企业）、撰写调查报告、组织相关部门进行项目论证；

（三）准备相关资料参加学院组织的项目评审；

（四）提供采购的必要技术材料；

（五）审核采购合同，保证合同内容与批复内容、招投标文件内容一致；

（六）加强项目建设过程管理，按照合同规定及时提出资金支付申请，进行项目建设部门验收；

（七）办理固定资产入账手续，纳入固定资产管理。固定资产外的消耗性材料等，建立相应出库台账，实施有效管理。

（八）保存有关项目管理过程的档案资料。

（九）执行部门自行采购的项目，按要求对相应文件、资料上报备案或存档备查。

（十）接受项目的绩效考核和项目审计。

第十五条学院成立专家组，具体分为工程类专家组、设备类专家组和服务类专家组。根据项目情况，依据领导小组工作安排，负责参与项目论证、审核标书、评标、项目验收等工作。

第三章 采购方式

第十六条按照国家相关法律、法规和规定，政府采购项目采购方式为：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源和询价采购等。

公开招标是指以招标公告方式邀请不特定供应商投标的采购方式；

邀请招标是指以投标邀请书的方式邀请不少于三家特定供应商投标的采购方式；

竞争性谈判是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定一般不少于三家的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式；

竞争性磋商，是指通过组建竞争性磋商小组与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式；

单一来源采购是指指定供应商，经谈判后直接购买的采购方式；

询价是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并对其提供的报价、质量、服务等进行比较，确定供应商的采购方式。

第十七条（一）符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：

1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；

2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。

（二）符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：

1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；

2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

4.不能事先计算出价格总额的。

（三）符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：

1.只能从唯一供应商处采购的；

2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

（四）符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性

磋商方式采购：

1.政府购买服务项目；

2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

3.因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；

4.市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；

5.按照《招标投标法》及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。

第四章 采购管理

第十八条学院采购项目一般审批程序

（一）项目立项申请项目建设部门提出采购项目立项申请，附市场调查报告、绩效报告和项目建设初步方案和初步预算。货物类项目报国有资产管理处申请立项，其中有明确管理部门的专项资金建设，项目申报需由专项资金管理部门审核后报国有资产管理处申请立项；工程类项目报基本建设处申请立项；教学及教辅服务类项目报教务处申请立项；其他项目由项目建设部门按照校内预算管理规定程序申请校内预算项目立项。

（二）项目审核论证归口管理部门对项目建设部门申报的采购项目必要性、可行性及初步预算等进行审核和论证。并负责将通过审核论证的项目按照校内预算管理规定程序申请校内预算项目立项。

（三）项目审批学院决策机构按照学院预算管理规定程序和三重一大管理制度对申报采购项目进行研究、审批。

（四）项目资金预算安排对通过立项审批的采购项目，财务处根据国家预算法和高校财务管理制度，将其纳入下年度预算管理。下年度预算项目需在当年度完成项目立项。

（五）建设方案、预算审核纳入下年度预算管理的采购项目，其建设方案，工程类项目由基本建设处牵头项目建设部门进行工程设计、制作预算工程量清单和预算控制价；3万元以上工程类项目制作规范的工程量清单和预算控制价；货物类项目由项目建设部门报送国有资产管理处进行审核。

（六）项目采购执行立项、建设方案、预算经审批同意后，转招标办办理相关采购事宜。

第十九条政府采购程序

（一）项目采购

1.提交采购资料

工程类项目需提交详细的施工图纸或使用需求、工程量清单、预算控制价和相关的技术规范与要求；货物类项目提交采购清单（包含数量、规格、技术参数、质量标准及功能要求等）；服务类项目提供采购要求、服务具体内容、标准及预算清单。以上相关资料应在确定中标成交单位60天前提交。

2.委托采购

属于河南省财政厅集中采购目录范围的采购项目，委托公共资源交易中心组织采购；属于委托招标代理公司招标的项目委托招标代理公司组织采购。

3.会审采购文件

项目建设部门、审计部门、有关职能部门和专家（根据项目需要）会审采购文件，通过后由招标业务主管院长审核，报院长审批。

4.按照国家相关法律法规，向社会发布招标公告。

5.确定采购人代表

根据项目情况学院委托相关专家作为采购人代表参与评标。

6.按照国家相关法律法规，开标、评标、确定中标商并进行中标公示。

（二）网上商城采购程序

一般办公设备由国有资产管理处确定配备的品牌、型号和预算。特殊办公设备由项目建设部门提出申请，国有资产管理处审核确定。招标办按照河南省财政厅规范程序实施网上采购。

第二十条院内集中采购与部门自行采购程序

（一）院内集中采购程序

1.项目建设部门提交采购资料

工程类项目需提交详细的施工图纸或使用需求、工程量清单、预算控制价和相关的技术规范与要求；货物类项目提交采购清单（包含数量、规格、技术参数、质量标准及功能要求等）；服务类项目提供采购要求、服务具体内容、标准及预算清单。

2.招标办制作采购文件，经项目部门审核后确定

3.招标办在校园网发布公告

4.审查投标单位资质

对投标单位资质进行审查，确定不少于3家符合相应资格条件的供应商参与采购活动。

5.进行评审

组成由项目建设部门和专家参加的3人以上采购小组进行项目评审。

6.编写评审报告

询价小组根据评审记录和评审结果编写评审报告，其主要内容包括：（1）报名参加采购活动的供应商名单；（2）评审日期和地点，询价小组成员名单；（3）评审情况记录和说明，包括对供应商的资格审查情况、供应商响应文件评审情况、谈判情况、报价情况等；（4）提出的成交候选人的名单及理由。

评审报告由采购小组全体人员签字认可。采购小组成员对评审报告有异议的，采购小组按照少数服从多数的原则推荐成交候选供应商。对评审报告有异议的采购小组成员，应当在报告上签署不同意见并说明理由，由采购小组书面记录相关情况。采购小组成员拒绝在报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的，视为同意评审报告。

7.采购结果由采购主管院长审核后报院长审批；

8.确定的中标供应商在校园网进行公示。

（二）项目建设部门自行采购程序

1.成立询价小组

成立不低于二人的询价小组。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项做出规定。

2.询价。

询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书(供应商报价表)让其报价，供应商一次报出不得更改的价格。采购金额超过2万元的采购项目，要求供货商提供法人营业执照及法人身份证复印件加盖供货商公章。

3.确定成交供应商。根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。

4.编写评审报告

采购金额超过2万元的采购项目，询价小组根据评审记录和评审结果编写评审报告，其主要内容包括：（1）邀请供应商参加采购活动的具体方式和相关情况，以及参加采购活动的供应商名单；（2）评审日期和地点，询价小组成员名单；（3）评审情况记录和说明，包括对供应商的资格审查情况、供应商响应文件评审情况、谈判情况、报价情况等；（4）提出的成交候选人的名单及理由。

5.项目建设部门负责人对评审结果审批确认。

第二十一条单一来源采购方式校内审批程序

项目建设部门向招标办提出单一来源采购申请，由招标办提出初步意见，经招标主管院长审核，采购金额在10万元（含）以下项目的报院长审批；采购金额在10万元以上、政府采购限额标准以下的项目报院长办公会研究确定；采购金额在政府采购限额标准以上项目经院党委会研究确定后报财政厅审批。

第二十二条限额标准以下工程类项目相关实施单位选定程序

限额标准以下工程类项目的设计、预算制作及施工单位，由学院统一招标确定定点入围单位。相关项目实施时由招标办、项目建设单位和纪检监察室共同从定点入围单位中通过抽签方式选取。

第五章 合同签订和项目验收

第二十三条合同签订

（一）单次采购金额在2万元以上的货物、工程或服务，需签订正式采购合同。其中，二级学院（校、部）自行采购项目由院长授权二级学院（校、部）部门负责人签订自行采购合同。行政和教辅部门自行采购项目由部门主管副院长签订自行采购合同。

（二）政府采购项目采购、学院集中采购由招标办牵头会同项目建设部门、归口管理部门、审计部门起草合同，经招标主管院长审核后，报院长签订。

（三）政府采购网上商城采购依据河南省财政厅网上商城采购规定采用电子合同。

第二十四条项目验收

项目完成后，项目建设部门按照职责组织部门验收后，提交学院归口管理部门组织学院验收。货物类项目由国有资产管理处组织学院验收，其中有明确牵头管理部门的专项资金建设项目，需项目立项审核部门参与联合验收。工程类项目由基本建设处组织学院验收，5万元（含5万元）以上工程项目验收后由审计部门进行结算审核。公开招标限额标准以上的服务类采购项目，由学院相关职能部门牵头组织验收小组进行学院验收。

第二十五条资金付款审批

（一）部门自行采购项目经部门验收和归口管理部门组织学院验收后，二级学院（校、部）预算经费依据职责分工，由党政负责人分别审批。行政、教辅部门的部门预算，2万元以下由部门负责人审批，2万元（含2万元）以上经部门负责人审核，由部门主管院长审批。

（二）属于政府采购项目采购和学院集中采购的项目经费，经规范验收程序后，由财务主管院长审核后报院长审批。

（三）政府采购网上商城采购货物经规范程序验收后按照财政厅管理规定办理付款。

第六章相关纪律规定和行政责任

第二十六条严防廉政风险，牢固树立廉洁是采购管理生命线的根本理念，将纪律和规矩挺在前面。控制法律风险，依法依规组织展开政府采购活动，明晰事权，依法履职尽职，既不能失职不作为，也不能越权乱作为。要保证制度规定的严肃性，任何人不得超越制度和程序办事，因不履行规章制度而产生的问题，由相关人员承担责任。

第二十七条加强学院项目库建设工作，按规定程序申报学院项目库，避免仓促立项、仓促预算、与规划相背和可能因此造成缺失监督的风险。除紧急性事项外，不经过项目库评审环节的项目，学院原则上不予支持立项。

第二十八条使用财政资金的采购项目，按照规定一经审批，经过项目评审和政府采购相关程序后，原则上不允许变更、调整、不得改变和超越开支范围。禁止挤占、挪用、套取项目资金等违规行为。

第二十九条树立执行周期及风险意识，合理安排项目执行方案和时间，防止前松后紧、仓促执行、项目变更、不求质量、违反合同、仓促验收等情况发生，项目必须在规定时间内完成。

第三十条除市场调研和项目预算环节需企业参与外，项目单位和项目负责人不允许将填写项目申报文本、项目评审资料交给企业编制，更不得出现由投标企业代理填写技术参数的情况。

第三十一条学院纪检监察办公室对采购活动和参与采购的相关人员进行监督，任何单位和个人对采购中的违规违纪行为，有权向学院纪检监察部门举报。

第三十二条在采购活动中，供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的，可以向采购人或采购代理机构书面提出回避申请，并说明理由。采购人或者采购代理机构应当及时询问被申请回避人员，有利害关系的被申请回避人员应当回避。

第三十三条本办法由学院招标采购领导小组负责解释。

第三十四条本办法自公布之日起施行。