如何做好会议记录和纪要

一、基本概念

（一）会议分类

会议功能：制定决策、贯彻政策、统一思想、提高认识、总结经验、分析问题、研究工作、通报情况、统筹协调、纠正失误、制定对策、解决问题、提出要求等。

按照种类：有决策性会议、总结性会议、部署性会议、座谈联席性会议、宣讲性会议、表彰通报或批评性会议、预备性会议等。

按照性质：有专题性会议、综合性会议、法定性会议、临时性会议等。

大凡举办会议，都必须做好会议记录和会议纪要，以资备查和对照贯彻落实。

（二）会议记录

会议记录是会议情况的真实反映，也是了解会议决定事项执行情况的依据和凭证。不论会议规模大小，一般均应形成会议记录。

会议记录的内容主要包括两个部分：第一部分是会议组织情况，包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人（简单注明原因）以及记录人签名（逐项列出来）。第二部分是会议内容，是记录的主要部分，要将会议议题、讨论发言、形成的决议以及主持人的总结发言等主要内容真实地记录下来（按顺序记下来）。

（三）会议纪要

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的正式公文，要求与会单位共同遵守和执行。法定会议、工作会议和例会都可以形成会议纪要。

会议纪要的作用有：一是总结会议成果，促进会议议而有决；二是与会者贯彻会议精神的依据；三是留存备查。

会议纪要的内容由三个部分构成：

（1）开头部分。概述会议名称、召开单位、时间地点、参加人员、会议主题、主要程序等，用简要文字交代即可。如果拟写一般性例会纪要，还应对会议主旨所依据的理由、背景以及会议遵循的指导思想进行高度概括。这样，不仅使会议的重要性、必要性和会议主旨跃然纸上，也使会议议定事项有明确的方向，下文记述有顺理成章之势。

（2）主体部分：这是纪要的核心部分，既是对会议主要精神的阐述，也是会后贯彻执行会议精神的依据，写作要点是“纪实”和“扼要”。纪要应忠实于会议实际，不能将执笔者的个人见解掺杂进去，不可随意增减和发挥，这是撰写纪要的基本原则；纪要又是对会议基本精神的提炼和概括，它主要反映会议讨论情况，特别是领导人的重要讲话精神，又必须综理其要，提炼概括，不应成为会议记录的全面重复。

（3）结尾部分。许多会议纪要，写完主体部分的最后一个问题即止。有些会议纪要，写完主体部分之后，还要另写一段诸如希望、号召和对未尽事宜加以说明等一类的文字。到底采用何种写法，要依据实际情况来确定。

（四）记录和纪要的区别

会议记录是对会议的基本情况、发言内容和进程进行记载的原始性文字材料。会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项时使用的一种法定公文。它的行文方向比较灵活，可以是上行文、下行文和平行文。

延伸解读：法定公文有15种，学校通常用到的有10种。

1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销各单位不适当的决定事项。

3.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4.通知。适用于发布规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

5.通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

6.报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

7.请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

8.批复。适用于答复下级单位请示事项。

9.函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

10.纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

会议纪要与会议记录不同，会议记录只是一种客观的纪实材料，记录每个人的发言，而会议纪要则集中、综合地反映会议的主要议定事项，起具体指导和规范的作用，也是机关常用的公文。

1.性质不同。会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定公文种类之一。

2.功能不同。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

3.载体样式不同。会议纪要作为一种法定公文，其载体为文件，享有《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《条例》《办法》)所赋予的法定效力。会议记录的载体是会议记录簿。

4.称谓用语不同。会议纪要通常采用第三人称的写法，以介绍和叙述情况为主。会议记录中，发言者怎么说的就怎么记，会议怎么定的就怎么写，贵在“原汤原汁”不走样。

5.适用对象不同。作为公文的会议纪要，具有传达告知功能，因而有明确的读者对象和适用范围。作为历史资料的会议记录，不允许公开发布，只是有条件地供需要查阅者查阅利用。

6.分类方法不同。会议纪要种类很多。按其内容，可分为决议性纪要，意见性纪要，情况性纪要，消息性纪要等；按会议的性质，可分为会议纪要，办公会议纪要，例会纪要，工作会议纪要，讨论会纪要等。而会议记录通常只是按照会议名称来分类，通常以会议召开的时间顺序编号入档。

（五）简报和新闻

简报：简报是传递某方面信息的简短的内部小报。是具有汇报性、交流性和指导性特点的简短、灵活、快捷的书面形式。简报又称“动态”“简讯”“要情”“摘报”“工作通讯”“情况反映”“情况交流”“内部参考”等。也可以说，简报就是简要的调查报告，简要的情况报告，简要的工作报告，简要的消息报道等。它具有简、精、快、新、实、活和连续性等特点。

常见的简报有三种：一是会议简报，主要反映会议交流、进展情况；二是情况简报，反映人们关注的问题，供机关领导参考；三是工作简报，报告重大问题的处理情况以及工作动态、经验或问题等。

新闻：新闻，也叫消息，是指通过报纸、电台、广播、电视台等媒体途径所传播信息的一种称谓。是记录社会、传播信息、反映时代的一种文体。新闻概念有广义与狭义之分，就其广义而言，除了发表于报刊、广播、互联网、电视上的评论与专文外的常用文本都属于新闻之列，包括消息、通讯、特写、速写（有的将速写纳入特写之列）等等，狭义的新闻则专指消息，消息是用概括的叙述方式，以较简明扼要的文字，迅速及时地报道国内外新近发生的、有价值的事实，让别人了解。每则新闻一般包括标题、导语、主体、背景和结语五部分。前三者是主要部分，后二者是辅助部分。写法上主要是叙述，有时兼有议论、描写、评论等。新闻是包含海量资讯的新闻服务平台，真实反映每时每刻的重要事件。可以通过查看新闻事件、热点话题、人物动态、产品资讯等,快速了解它们的最新进展。

简报和新闻的区别

1.写作对象不同。简报写作对象较狭窄主要写本系统、本单位；新闻写作对象则非常宽泛，可以写本系统、本单位、也可以写其他系统和单位。

2.传播范围不同。简报传播范围狭窄，一般限于本系统、本单位内容；新闻一经发表，则面向全社会，传播范围非常广泛。

3.编写格式不同。简报有固定的报头和报尾；新闻编排时设计，则富于变化，忌固定呆板。

4.语言风格不同。简报属事务文体，语言偏重平时质朴，一般不要求形象性；新闻属记叙文体，在真实的基础上，语言讲究文采，可读性强。

二、如何做好会议记录

会议记录中通常存在的问题：

一是会议情况的基本要素、会议内容不够齐全完整。有的记录缺少相关环节（议题、票决、党委成员表态发言、决议、领导末位发言），有的没有党政领导签字背书。

二是会议时间的记录顺序不规范。

三是书写纸张、记录本规格标准不统一。

四是字迹潦草、模糊、书写不认真，不便于长期保存，不便于查询利用。

五是会议内容记录混乱，比如党委会、党政联席会议、行政领导班子办公会、民主生活会记录等混记，合用一个记录本等。

结合存在的问题，应从以下几方面做好会议记录。

（一）会议准备

1.拟定会议议题。一般由单位办公室征集并拿出拟上会研究的议事内容，填写上会议题呈报表，提请党政主要领导审批通过后，确定会期。

2.会前沟通。会前将上会议题发至与会人员，或由主管领导先征求与会人员的意见。重要议题，特别是研究干部工作，党政主要领导要做好会前协商沟通，主要观点达成一致，避免会上临时动议。

（二）规范会议流程和会议纪律

要清楚各种会议的议事规则（基本原则、议事范围和主要内容、议事方法，有的会议比如支部会还有频次的要求）。

会议本着谁主持谁负责的原则，分别按议事的主要议题确定主持人，以研究党委工作为主的由党委书记主持；以研究行政业务工作为主的由院长或者分管领导主持。应一事一议，坚持少数服从多数，任何决定的做出都须经出席会议的成员过半数通过方为有效。对未能出席会议的人员，召集人或主持人会后应向其转告本次会议的情况及决定。党政领导班子议事时，凡涉及到本人及与本人有夫妻关系、直系血亲关系及近姻关系人员的职务聘任、奖惩等问题时，本人应回避。

什么事该上什么会，按什么程序议，参加会议的是谁？列席会议的是谁？应该回避的是谁？组织会议的人（主要是办公室主任）要心中有数，该讲的讲到，该提醒的提醒到。

（三）指定专门记录人

要指定政治思想过硬，才思敏捷、认真负责，具有一定的文字功底，尤其要字迹工整的同志担任会议记录人。记录人要会前熟悉掌握议题内容，会议过程中要围绕会议议题、会议主持人和主要领导发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录。记录人要保持会议记录的真实性、原始性，不能随意提炼、增添、删减，更不能移花接木、张冠李戴。要做到时间顺序准确，层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰，避免错别字。为确保会议记录达到上述要求，会上可先记草稿（必要时可录音、录像），会后再整理定稿，最后请会议主持人审核无异议后签名背书。

（四）统一、规范记录用品

关于会议记录组件归档的要求，在国家档案局发布的档案行业标准《归档文件整理规则》中规定，会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。显而易见，会议记录用本子记录或是纸张记录（符合对纸张要求的前提下），都是符合档案管理要求的。但是，机关、企事业单位会议记录所使用的记录本规格不统一，大小记录本随意混用，其中使用幅面B5型（210mmX276mm和176mmX250mm）的较多。不仅大小本子混用，而且与法定公文用纸（采用国际标准，幅面A4型297mm×210mm）不统一。这种情况，不便于后期整理归档，再者使用本子记录，查询利用时，总是不如“一次会议为一件”更方便、更安全。还有一点提醒我们，中国共产党机关公文B5型纸沿用几十年，于2012年7月1日起废止，启用A4型。可以看出，规范、统一用纸是发展趋势，因此，个人意见更倾向推荐会议记录使用纸张，幅面统一采用国际标准A4型。

（五）统一会议记录格式

会议记录基本要素要齐全、完整，记录格式要统一。为防止记录的随意性造成记录项目缺失，可预先制作会议记录模板。

主要要素包括:

1.会议名称和届次。

2.会议召开的日期（起止时间），地点。

3.编页（凡有文字的页面依次标注页码），注明该次会议记录总页数。

4.参会人员信息。召集人 （主持人）姓名，出席和列席会议人员的姓名及出席、列席和缺席情况。

5.会议记录人。

6.会议议题（多项议题依次列出）。主持人、汇报人、与会成员分别发表意见（记重点，特别是明确表达的不同意见，主持人最后的总结性意见），会议决定、决议事项（重大事项要票决、 决议，多个会议议题分别进行决议）。

7.党政一把手或主持人签字背书。

三、如何写好会议纪要

只有会议记录做好了，才能写好会议纪要。不管出不出纪要，首先把记录做好。

（一）基本写法

根据会议性质、规模、议题等不同，会议纪要大致可以有以下几种写法：

集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。 这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。

分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后附上小标题，分项来写。 这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

（二）结构形式

一般而言，会议纪要主要包括以下几方面的内容：

标题。有两种格式：一是，会议名称加纪要，也就是在“纪要”两个字前写上会议名称。如《全国教育工作会议纪要》《西安理工大学党委常委会会议纪要》。会议名称可以写简称，也可以用开会地点作为会议名称。如《京、津、沪、穗、汉五大城市治安座谈会纪要》《郑州会议纪要》。 二是，把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。如《关于加强纪检工作座谈会纪要》《关于落实省委领导同志批示加强校园周边环境治理的会议纪要》。

开头。简要介绍会议概况，其中主要包括以下几方面内容：（1）会议召开的形势和背景；（2）会议的指导思想和目的要求；（3）会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者；（4）会议的主要议题或解决什么问题；（5）对会议的评价。

正文。它是纪要的主体部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。

结尾。一般写法是提出号召和希望。但要根据会议的内容和纪要的要求，有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召，要求广大干部认真贯彻执行会议精神，夺取新的胜利；有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题，指出核心问题；有的是对会议做出简要评价，结合提出希望要求。

落款。这是会议纪要的最后部分。主要是写明发文单位和发文日期即可。

（三）会议内容的取舍

在会议内容的取舍上，要注意做到“去粗取精”，把握议题的侧重点。会议纪要是对会议的主要精神和议定事项的记载和表述，抓住会议的中心议题，侧重表述已经取得的一致的或基本一致的意见，去“粗”留“精”。做到“四善于”：一是善于区分出讨论性意见和表态性、结论性意见的差别；二是善于抓住主管领导、重点部门或某些权威人士发言的实质；三是善于领会把握会议主持人的总结性发言；四是善于统合大多数与会者形成共识的意见。

具体来讲，要从三个方面着手：

围绕会议研究的中心议题。中心议题就是会议应研究和解决的主要问题。把与中心议题关系密切的主要意见尽量写充分、写完整。 有时会议的中心议题明确，但有时也不十分明确，或一个会议同时讨论多个议题，且难分主次。遇到这种情况，应把难分主次的几个问题视为一个中心议题中的几个子议题，放在基本同等的位置上，分题归纳整理。在纪要的正文中明确写成“一、关于×××问题”、“二、关于×××问题”等。

围绕与会人员取得的一致性意见。对于起指导作用的会议纪要，应该表述与会人员在讨论中形成的一致意见或基本一致的意见。但与会人员在围绕中心议题发言中，往往在有些问题上看法不完全一致。遇到这种情况，应该对各种意见进行认真的研究，然后归纳整理完全一致或基本一致的意见。对少数人提出的意见，如果没有被会议否定，也应该采纳。如果有些意见分歧较大，会议没有能够统一认识，就不应写入纪要中去。

围绕会议主持人的总结性讲话。一般召开重要会议，大家围绕中心议题讨论后，在会议结束时，主持人会把会议认可的大多数人的意见、观点等，归纳起来进行总结性讲话，对需决定的事项进行“拍板”。这是写入会议纪要的最好材料，也是最便于抓住的“纲”。在写入纪要时，要言简意赅，但必须把问题说明白，讲清楚。

延伸解读经验：

加工处理文字。一是理顺。理顺，包括两个方面的工作，一个是根据讲话内容划分不同的部分，让读者看后能够明确会议纪要的主旨和内容。一般而言，参加会议者的讲话基本是一种“即席性”的，有的可能有个讲几部分的书面提纲，有的虽没有提纲，但事先也会有个“大概讲几块”的考虑。像这两种情况，整理时分几个部分都比较明确。有的则事先没有提纲，也没有“讲几块”的考虑，而是全赖即席发挥，边想边讲。像这类“即兴发挥”、内容较散乱和冗长的，就应予以统揽全篇、划分内容、合理取舍。再一个工作，就是无论哪一种“即席发挥”，整理时都要将前后交叉、“枝节”重复的内容进行分类合并，让其各归其主（即划归到各小标题下）、各表其意，使纪要提纲契领、简明扼要。二是修改。口头语言与书面语言的最大差别在于前者表达灵活随意而直白，后者必须严谨规范、缜密准确、逻辑分明。因此整理时必须在对记录稿的大幅度“修改”上下功夫。比如，对“估价”“探讨”之类的话，就要注意“过”；对一般性、常规性的话，就要注意“漏”；对讨论性、建议性的话，就要注意“捡”；对总结类、归纳类的话，则要注意“敲”，使其更为严谨。在语言的修改方面，应尽量去除“口语”，代之以规范性的书面语言；在内容的取舍上，要注意用分析、剥离的方法，去掉“虚”的部分，保留“实”的部分，增强可操作性（一般情况下，不用修饰性词语，不用感情色彩丰富的词语）；在秩序安排上，则要注意“要次分明，以主为先”，也就是重要的内容一定要安排在前面，以示突出重点。三是补删。会议纪要的补删工作既很重要，也很经常，同时必须坚持原则。从“补”这方面来讲，一是补缺，二是延伸。补缺，就是对应讲未讲、有必要补充的问题，整理时要予以补上去，也可以说是一种“补充回忆”；延伸，就是对讲得不够透彻、容易使人产生误解的问题，整理时要顺着讲话者的原意作适当补充和深化，使之更为合理、充实和完善。从“删”的方面来讲，除了注意删除前后重复的内容和与议定主题关系不大的内容外，更重要的是要注意删除那些政治敏感性比较高、不宜大范围知晓的内容，也可以说是删去那些多余的话和不可操作性的内容。

用好规范语言。会议纪要十分讲究表述层次，先写什么，后写什么要非常明确，语言要十分规范，要少用修饰词，不讲含糊不清、模棱两可的话。要站在会议的高度，综合全局的意见，而不能突出个人的意志。通常这种层次是用一些约定俗成的专用语言来表达的，如常用的规范语言有“会议听取了”“会议认为”“会议指出”“会议要求”“会议强调”“会议决定”“会议原则同意”等。

一是会议的精神，一般由“会议认为”等导语开头，写工作的总体情况分析、工作的重要意义和主要原则等;

二是会议的成果，一般由“会议明确”“会议决定”等导语开头，写会议对问题怎么办、工作怎么干等总体上的决策和部署;

三是会议的要求，一般由“会议要求”“会议强调”等导语开头，写具体的工作安排和各部门要承担的具体任务等。

（由党委办公室副主任惠海龙整理、编写）

  惠海龙，男，现任党委办公室副主任，曾先后在图书馆、校友工作处、发展规划处、校长办公室工作。期间，多次参与学校重大规划、重要制度的起草编制和重要活动、大型会议的组织筹备工作。目前负责学校党务公文办理以及党委会、常委会等决策会议的具体组织和文件起草等工作，积累了较为丰富的办文办会及办公室工作经验。