如何高效的使用苹果产品的备忘录、提醒事项、日历？

实际上，我刚开始也是和你这么想的。但是在换过无数个第三方 app 后，我又回归到了苹果原生应用上了。

说实话，这些自带应用确实没有第三方那么多功能，但它胜在简洁、稳定、和系统连接性好，如果你有两台以上的苹果生态（iOS、iPadOS、macOS）设备，这种优势会更突出。

特别是《提醒事项》功能，在 iOS 13 上有非常大的更新，完全摆脱了之前的鸡肋状态，成为完全可以替代某些待办事项 app 的存在。

提醒事项作为 iOS 13 的重要更新软件之一，可以说是回炉重造。不仅界面进行了美化和重新排版，而且连使用逻辑也有所改变。

这些改动让提醒事项真正成为了任务管理工具，足以让一大批 To-do 软件瑟瑟发抖。接下来，让我们来看下提醒事项是如何从一个清单软件变成一个任务管理工具。

在介绍新的提醒事项之前，我们先来厘清下任务管理的几种方法。

App Store 搜索任务管理类软件，可以看见基本分为如下几类：

GTD 是最能提升自我的任务管理方法。因为使用 GTD 的过程中，能通过用标签或项目归类你的任务，从而达到专项训练某项能力的目的。

但是，GTD 的学习成本和使用成本太高，按照其原则，每一个任务需要归类到不同项目中，拆解为可执行的子任务，添加标签，划分优先级，并且在执行后进行回顾。我只想问：你是否真的需要用这么复杂的系统管理你的工作和生活？

而提醒事项则是以列表作为基本单元去组织自己的任务，你只需要将任务添加到不同列表里，划分优先级，就可以立即执行。多数人其实更适合用这种软件去组织自己的工作和生活。

但是为什么很少人用提醒事项呢？因为在旧版的提醒事项中，任务之间是被隔断的。简单来说就是 2 个任务分属 2 张列表，却有可能在同一个场景下去执行，而它却没有提供类似的功能。不过，这点在新的提醒事项中得到了改善！它加入了今天、计划、旗标 3 个智能列表，成功地打破了这种隔断。

可见，提醒事项和 GTD 软件面向的完全是两类人群，因而也就不存在竞争关系。这就是为什么新的提醒事项出来之后，GTD 软件开发者基本不慌，而大家喊的都是 To-do 软件瑟瑟发抖。

所以，新的提醒事项能不能更好地管理我们的工作和生活呢？我认为是可以的，只需要将 GTD 的理念和提醒事项的新功能结合起来，一个学习和使用成本更低的 GTD 软件也就诞生了，而需要更深入地使用 GTD 的用户也可以选择专业软件。

那么，我们究竟要怎么将提醒事项和 GTD 结合起来呢？首先，我们建立一个收集箱列表，将所有任务都先添加到此处。接着为任务添加各种属性，如提醒时间、旗标等，再将它移到对应的列表中。此三步即为 GTD 的收集、整理、组织。

相比传统 GTD 软件，提醒事项的任务整理功能比较少，仅能添加日期、旗标、优先级、二级任务和附件，但在使用一段时间之后，我认为已经足以管理日常工作了。

接下来，看看我是怎么改造提醒事项的。

首先，点击右上角的编辑，新增群组，将自己的任务管理系统划分为收件箱、工作、学习、生活 4 个部分，并且利用图标功能为每个列表添加了图标，让自己能快速、直观地区分列表。

接着，新添任务「写 Reminders 文章」到收件箱，将任务拆分为两个子任务，并且打上旗标，添加开始日期为今天，最后将列表改成 AppSo，或者直接拖到 AppSo。

最后，执行任务时，我只需要根据场景去选用不同的智能列表即可。

比如，开始一天工作时就看今天，想先完成重点工作时就看旗标，完成今天所有事情后可以看下计划或者收件箱，开始计划下一阶段的任务时可以看全部或者计划。如此，你的任务管理也是完全按照 GTD 的理念去执行的，但实际执行成本却远低于真正的 GTD 理念。

除此以外，提醒事项还有这些好的新老功能也不容错过。

1. 自然语义输入，帮助你更快速地完成录入。（中文录入还有小 bug，敬请期待正式版）

2. 地点提醒，设置到达和离开时提醒你做某件事情，最常见的场景就是到家时取快递。不过测试版的地点提醒还有 bug，完全偏移位置了。

3. 协作 list，跟之前介绍日历（用好 iPhone 自带的日历 App，帮你省下买第三方应用的钱）的使用方法一致，创建一个家庭或小团队协作待办列表，及时互通任务。添加方法很简单，选择列表，点击右上角，添加参与者即可。

4. iPadOS 独享功能：手势拖拽和首页固定面板。更改任务列表的入口藏得还是比较深的，不如直接拖拽？列表也可以随意拖拽。

iPadOS 的一大改进就是将负一屏做到了正半屏，我们可以将提醒事项固定在首页，那么在用 iPad 的时候就能直接看到今日任务了。

说完好的部分，提醒事项也有如下不足的地方：

尽管有如上不足，但并不影响提醒事项已经成为任务管理工具的事实。对于大多数人而言，GTD 的回顾环节并不需要处理地十分精确和复杂，只需要让列表显示已完成事项，看看这个列表下过去一周完成的任务即可。再加上提醒事项在 iOS 上得天独厚的优势，它已经足以作为大部分人的任务管理工具了。

GTD 强调任务管理的输入和输出（回顾），不为完成任务而完成任务，希冀完成任务后能清楚地见到任务对自己的提升。

那么，究竟要不要使用 GTD 管理自己的任务呢？首先，明确回顾任务是否真的对自己有帮助，其次，回顾任务是否真的复杂到需要用到类似 OmniFocus 的透视这么强大的功能，最后是自己能不能坚持使用。

如果不是，你可能更需要的只是一张待办列表。千万不要让效率工具降低你的效率，GTD 里有条原则是能用 2 分钟解决的事情就不要拖。同样的，如果你能用简单的工具就提高效率，为什么要用复杂的工具呢？

我想，这也是为什么苹果和微软完全有能力打造最强的 GTD 软件，却退而求其次将软件设计成现在这样。很显然，满足多数人的需求才是这两家公司的目标，也就不难理解为什么不做奇妙清单，改做 Microsoft To-Do 了。

近期，笔记软件 Agenda 集成了日历和提醒事项，帮助用户更便捷地管理自己的生活。而新提醒事项中有一项功能是可以在发 iMessage 时提醒自己做某项任务。

我们来开个脑洞，如果微信也集成了提醒事项，我们在发微信给某人的时候突然弹出来要做某件事，这才是真正地提高效率吧？抑或是，苹果开放全局监控粘贴板的权限给提醒事项，提醒事项在发现复制的内容有可能是任务，自动弹出是否要添加为任务，点击确认即可新添任务，这才是真正地提高效率吧？

开的这两个脑洞，大概率情况下只会，也只敢开放给自家软件。因为只有这样，苹果也才能保证隐私不被泄漏。所以，我最近也在慢慢地退回原生软件了。原生软件的安全、便捷和高权限是其他软件无法比拟的，比如提醒事项到期未完成的任务会默默待在锁屏界面，比如我只会用备忘录锁住自己的账号密码。

其实，只要你践行 GTD 理念，一张纸也能成为你优秀的 GTD 软件，只是软件会更便捷。新的提醒事项，值得一试。

说到笔记，相信更多人首先想起的是印象笔记、Bear 等著名的笔记 app，网络上关于笔记的各种使用技巧、攻略更是数不胜数。

实际上，你真的需要那么强大的功能吗？对于很多人来说，他们可能更需要的是一款「刚好够用」的笔记应用。这时，不妨把眼光转向那个被你扔在某个角落的 iPhone 原生 app——备忘录，作为一款轻量笔记应用，它绝对是你最好的选择。

如果你刚好有两台或以上的苹果设备——比如说 Mac 或者 iPad，那么 iPhone 原生的备忘录 app 会让你更欲罢不能。尤其是在 macOS High Sierra 之后苹果将原生的备忘录 app 进行了一次升级，只需 3 分钟，你一定会爱上这个「船新」的版本。

废话不多说，下面就和 AppSo 一起来看一下，怎么将你手中的备忘录发挥最大的作用吧。

使用 iOS 的备忘录，第一步，就是让它脱离「单机」状态，这样你才能体会到「手机记录，电脑整理」无缝衔接的快乐。

点击「设置」进入顶部的账号管理，在新界面中选「iCloud」，并在「使用 iCloud 的应用」下打开「备忘录」，即可在备忘录应用中打开 iCloud 账户了。

这时你再打开备忘录，会看到备忘录中有两个账户——「iCloud」和「我的 iPhone」，它们的区别在于，如果你把信息记录在「iCloud」账户下的备忘录中，那么你在打开别的设备——比如说 Mac 和 iPad 时——也能看到你在 iPhone 中创建的备忘录；但如果你是在「我的 iPhone」账户下创建的备忘录，那么就只能在这台 iPhone 中看到创建的内容。

因此，AppSo 建议大家把备忘录建立在「iCloud」账户下的备忘录中，至于「我的 iPhone」账户你可以在「设置」-「备忘录」中关掉它，如果实在不想关闭，也可以把「iCloud」账户设置为默认账户。

对于大多数人来说，创建备忘录比较熟悉的路径是「解锁」-「找到备忘录 app」-「打开」-「创建」。其实，除了这种方式之外，你还可以通过这些方式来快捷创建。

比如说，让 Siri 帮你创建：

在锁屏界面快速建立：

上拉呼出小组件，重（zhong）按/长按备忘录图标，还能选择新建备忘录还、新核对清单、新照片和扫描文稿等选项。

同理，将备忘录添加到通知中心小组件后，也可以快速创建：

随着你的备忘录越来越「厚」，想要找到某一篇笔记也变得越来越难。所幸的是，iOS 自带的备忘录给我们提供了多种搜索方式，首先是常规操作，你可以在备忘录的搜索栏中输入以下关键字，备忘录会通过匹配以下文本进行搜索，包括：

更骚的是，如果你想要查看的是图片、链接等附件，可以直接点击「附件」按钮 来查找，直观省事。

除了常规的文本匹配搜索之外，备忘录还支持通过自然语言进行搜索。什么自然语言？看看苹果官方给出的示例就知道了：

只要在搜索栏输入类似的自然语言就能进行快速搜索，这样还怕有什么笔记是找不到的吗？

好记性不如烂笔头。笔记笔记，最重要的当然还是记。如果你以为 iOS 自带的备忘录只能做一些简单的文字记录，那就大错特错了。

其实，它为大家提供了许多丰富实用的功能，只是你一直不知道而已。

点击下方的「提勾」图标，就能快速建立一个核对清单。

选中需要设置格式的文字后，点击下方的「Aa」就可以对文字格式进行简单的设置，比如标题、加粗、下划线、斜体等。

还能添加不同层级的无序列表。

而点击最左的方框就可以快速建立一个表格。

除了记录之外，笔记本也是我们收集一切外界有效信息的重要归集地，在这方面，iOS 的自带备忘录也给我们提供了不少的选择。

首先是照片和视频的添加功能，这个基本的添加功能自然不用多说了。

第二是方便的速绘功能。点击「+」-「添加速绘」，你就会进入要一个类似 Windows 的「画画」工具一样的界面，在这里你可以尽情作画，可以是画一张地图，也可以是你对当前信息的一些灵感，速绘提供了两种笔触、尺子、橡皮擦等功能，够用了。

第三则是学生党最爱的扫描文稿功能， 进入「+」-「扫描文稿」之后，你可以把纸质文件快速电子化并添加到备忘录中。扫描后的效果如下：

点击「储存」就可以将扫描的文稿添加到备忘中了，如果你觉得文稿太大，影响整篇笔记的版面化，还可以通过长按把它调小。

在 iOS 8 中，苹果引入了一个非常重要的新特性，那就是扩展（Extension）。

扩展让 app 之间的数据交互成为可能。用户可以在 app 中使用其他应用提供的功能，而无需离开当前的应用。在 iOS 8 系统之前，每一个 app 在物理上都是彼此独立的， app 之间不能互访彼此的私有数据。在引入扩展之后，其他 app 可以与扩展进行数据交换。

iOS 8 系统有 6 个支持扩展的系统区域，分别是 Today 、 Share 、 Action 、 Photo Editing 、 Storage Provider 、 Custom keyboard。而今天我们要说的，则是可以展示在 Share Sheet 中的 Share Extension。

几乎在 iOS 手机上看到的任何文字——包括 app、Safari 中的——都可以通过 Share Extension 来分享到备忘录中，比如说，在 app 里看到一篇特别的文章，想记下来：

如上图，我们就是在爱范儿的 app 中的一篇文章分享到了备忘录。你只需要点击「分享」-「更多」-「备忘录」，就可以快速将文章保存到备忘录中。

同时，如果是将整篇文章保存下来，那么你在备忘录中看到的将是一张带有标题、地址和封面图片的卡片，点击就可以直接跳转到网站。

如果你的 Share Sheet 中没有备忘录这个选项，那么只需要随便在一个 app 中选择「分享」-「更多」以打开 Share Sheet，然后滑动至最右选择「更多」，打开备忘录的活动开关，并将位置往前调即可。

这样，凡是你在 iPhone 中看到的有用信息，基本都可以一键收集到备忘录中，并且排版精致，app 之间跳转的使用体验也非常流畅。

如果在某个文本的编辑中，你需要和对方协作，而对方恰好又有一个 Apple ID 的话，可以点击右上方的小人头，通过 iMessage 或复制链接发送的方法邀请对方加入编辑。

不过根据我的实测，这个协同编辑功能不是很稳定，同时，要求对方有 Apple ID 这件事真的是可遇不可求，所以一般协同编辑我都不会用自带备忘录，比较鸡肋。

使用「苹果全家桶」最大的幸福感就来源于——手机和电脑上的数据、资料可以无缝互通，无论你是用 iPhone 记录的还是 Mac 收集的，都可以在任何时候任何地点方便获取。

对于备忘录来说也是一样的，将互联网帐户添加到「备忘录」后，你就可以随时访问备忘录，无论你使用的是什么设备。比如说，你在 Mac 上存储了一份食谱，然后在购买食材时，就可以从 iPhone 上轻松访问这份食谱。

当然，前提是你开启了备忘录的的互联网账户，开启教程我已经在文章的 iOS 部分说过，这里不再赘述。其次就是要保证的备忘录笔记是记录在互联网账户（如 iCloud）下，而不是本地（如「我的 iPhone」）下的。

在功能方面 macOS 上的备忘录与 iOS 上基本相同，但是由于是在电脑上使用，增加了许多的可操作性。比如说：

在 Mac 中打开备忘录之后，选择菜单栏上的「备忘录」-「系统偏好设置」，在这里你可以对排序方式和标题格式等进行个性化设置。

在 Mac 的备忘录顶部，有一列工具栏，如果你觉得现在的排布不符合你的使用习惯的话，可以点击「显示」-「自定工具栏」来进行调整。

和 iOS 上的 Share Sheet 一样，在 Mac 上你同样可以直接将内容从 Safari 浏览器、「照片」、「地图」及许多其他应用添加到备忘录，只需点按应用中的「分享」按钮，然后选取「备忘录」就行了。

更黑科技的是，你甚至可以通过拖拉来添加一些附件，这个设计在收集材料时显得尤其精妙。

总的来说，iOS 和 macOS 上自带的备忘录 app 是非常好用的，它十分简洁，但也足够好用。

我相信，对于大多数人来说，他们不是笔记狂魔，不需要一个高度精密，绝对强大笔记应用。那么，在应对日常的记录需求时，原生的备忘录 app 将是你不能错过的优秀备选。

除了不支持 Markdown 之外，都挺好的 ：)

日历和待办事项软件是现代高效率工作中重要的两环，只要是写时间管理的文章，一定会涉及这两个软件。一件事是放到日历，还是放到待办事项中，有着明确的界限，但很多人还是经常弄混。

另外，日历软件并不像待办事项软件一般，有那么多个性化需求，基本上用系统自带日历就能满足需求。今天，让我们再来重新回顾下，iOS 自带的原声日历 app 究竟应该怎么用？

在使用 iOS 自带的日历应用之前，我们首先要了解：什么样的事件适合记录在日历应用中？这里要重申下之前我提过的一个观点：时间是自顾自地往前走，不会因为任何事情改变。

另外，有两个事实。

第一是任务没有固定开始和结束时间，基本上都是可以提前或延后的。即便是有截止时间的事情，只要不是生死攸关，都是可以延后的，但也没有固定开始时间。

第二是所有日历软件上都不能给日历事件打勾，原因在于日历事件的前提就是开始和结束时间是固定的，无论你做不做，时间过了就结束了，那就没有必要提供打勾功能。

所以，我们可以发现以下的事项适合放入日历：

一句话总结就是：有确定时间点且不能随意更改的事项才可放入日历。

那么你觉得以下事件有哪些适合放入日历中？（文末见答案）

我想很多使用 iOS 系统的人应该会有相当大一部分在同时使用 Google Calendar，但却不一定会双向同步两个日历。方法很简单，如下：

1. 装完 Google Calendar 之后，在设置 – 密码与账户 – 添加账户 – Google 中登录你的 Google 账户。

2. 之后就会看到成功添加了 Gmail，接着打开 Gmail 的日历选项。

3. 打开 Safari 登录一下 Google Calendar 就可以成功将 Google Calendar 加入苹果日历了。

4. 打开设置 – 日历 – 默认日历，把默认日历修改为 Google Calendar，之后新建日程都会直接添加到 Google Calendar 中。

那么，为什么要同时使用 Google Calendar 呢？除了更加美观以外，还有如下原因：

1. 智能添加目标。提供锻炼、培养技能、朋友和家人、私人专属时间、规划生活 5 大类目标多个建议，且智能地根据日历已有事件规划未来日程。

2. 隐藏事件共享日历。iOS 的日历共享会让别人看见日历上的事件，而 Google Calendar 的日历共享可以隐藏事件，只告诉对方此时正忙。

3. 协同其他 Google 服务，如智能添加 Gmail 的行程。

4. 更容易订阅公共日历。

大多数人使用日历基本都是记录自己的事情，很少使用日历的协作功能，甚至都不一定知道日历有协作功能。那么，日历的协作功能要怎么开启，又有哪些场景适合使用协作日历的呢？

以 Google Calendar 为例，但 iOS 日历同样适用。

1. 共享单个日历事件：选择日历事件，点击编辑，添加邀请对象。对方同意后，就会将此事件加入日历中。

2. 共享整个日历：（只能在网页端设置）

（1）只有访问权限：选择日历，点击设置和共享，在访问权限处点击公开日历，右边设置可更改是否看到事件详情。

（2）有编辑权限：选择日历，点击设置和共享，在与特定的人共享里添加邀请对象，除了访问权限以外，可调整其权限为编辑权限或可更改共享日历权限。

那么，有哪些场景适用于日历协作呢？

更多协作日历的玩法可以看这篇 《10 种活用 Google 日历的实践案例，工作生活都适用 | 领客专栏 · 電腦玩物》。

日历事件不像待办事件可以添加很多不同的字段，往往在一个日历上会有不同类型的事件，而专门为一个类型的日历事件建立一个日历的成本又太高。那么，有没有好的方法可以帮助你更好地回顾自己所有的日历事件，像 OmniFocus 一样做好 GTD 的最后一环「回顾」呢？Timeview 可以帮你。

Timeview 是瑞士一个小团队开发的一款日历事件分类追踪利器，它能根据你设置的规则将日历进行分类。听起来像什么？OmniFocus 的透视功能，Excel 的数据透视表，就是这个！这样，我们就不需要在添加日历事件时分类日历，完全可以一股脑地全部丢进一个日历里，随后再用 Timeview 设置规则自动重建日历，比如创建读书日历、约会日历、会议日历等等。

那么，具体是怎么做的呢？以读书日历为例。

1. 点击新建日历，设置日历名为「读书日历」，选择颜色，挑选归类日历。

2. 设置单个组规则，一共有 10 条规则，部分规则下面还有子规则。比如添加 Title/Notes 规则，即可筛选日历事件标题或备注中包含「阅读」的事件。此处设置多条规则，之间是 OR 关系，即规则之中有一条成立就会被添加进来。

3. 设置好第一组规则之后，为了不显示未来事件，可以再添加一组规则，如添加 Is future (incl. today) 规则，设置为关闭，表示不显示未来事件（包括今日）。组规则之间是 AND 关系，即必须满足两组规则，该日历事件才会被添加进来。

4. 点击 Done，一份读书日历就完成了，这样每次打开这个日历我就能知道过去时间里，我什么时候读书了，读了多少次。

如此，我还可以添加这些日历。

至此，日历的 GTD 也完成了。先将事项统一录入到待办事项中，接着将合适事项放到日历里，然后去完成这件事，最后用 Timeview 回顾自己同类事件的完成情况。

还记得开头我给大家提出的问题的吗？下面来对对答案，看你的题做得怎么样吧：

你也是这个答案吗？很容易看出来吧。正确使用日历和待办事项，高效生活从此开始。

如果看完之后，你觉得 iOS 自带的日历还不错，不妨去试试吧。码字不易，觉得我的答案有用，别忘了点个「赞同」哦～

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