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Word/WPS 利用邮件合并批量生成文档
WPS 版1. 先找到功能所在位置2. 准备用于批量生成的数据3. 插入数据批量生成文档4. 批量生成文档插入Next 域
Word 版第1步,选择文档类型第2步,选择模板文档第3步,选择我们准备好的excel表,然后下一步。第4步,手动插入字段第5步,生成
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WPS 版
准备一个模板文档、一组数据。通过邮件合并功能,将每行数据填入模板文档指定位置,最终将生成一个文档。 1. 先找到功能所在位置先打开我们想要生成N多份的文档(当作模板),再:引用 》 邮件 》(出现新标签)邮件合并 2. 准备用于批量生成的数据2.1 先在excel表中准备好以下数据 姓名职务性别张三官兵男李四镖头男王八镖师男麻子劫匪男 3. 插入数据批量生成文档3.1 邮件合并 》打开数据库 》找到上面准备好的excel (如果xlsx数据无法正常打开,可以换成xls试试) 如果数据加载成功,则右边的按钮变为可用: 3.2 插入数据占位符(域) 光标放在指定位置(比如姓名),点击插入合并域,打开插入域窗口。切换到数据库域,在域列表中可以看到:姓名、职务、性别(与excel表格中的表头一一对应)选择姓名字段,点击插入。重复第一步,完成职务、性别的设置 。3.3 查看效果 点击激活查看合并数据,此时我们可以看到这前插入的占位符已经变成真实数据了。通过后面的上一条、下一条等导航按钮可以浏览每条数据的效果。 4. 批量生成文档 点击合并到新文档,选全部,也就是上面的4条数据,全都生成在同一个新文档中(多页),自己选择个目录保存一下就好了。 如果希望每条数据单独生成文档,就使用合并到不同新文档设置非常简单,系统也带了帮助视频的链接,就不多废话了。 插入Next 域上面的方法,因为我们的模板内容,正好一页,所以有4条数据,新文档就有4页。 但有时,我们的模板内容,并不满一页,只有几行,比如工次条我们肯定希望一页中放满N个工资条后,再换下一页。 以工资条为例: 比如我们通过观察判断一页可以放5份,那么模板中就把5个工资条都放好。在插入域时。 第一个使用插入合并域。 后面的三个先插入Next域再插入合并域。 插入完成的域效果如下: «姓名»«Next Record»«姓名»«Next Record»«姓名»«Next Record»«姓名» Word 版打开邮箱合并功能 第1步,选择文档类型 第2步,选择模板文档 第3步,选择我们准备好的excel表,然后下一步。 第4步,手动插入字段 第5步,生成 参考资料WPS:强大的批量制作工具 WPS:常见邮件合并应用技巧 |
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