以“三个好”确保办公室工作提质增效 （理论与研究第372期）

　　办公室是机关工作的“润滑剂”，是沟通上下的“桥梁”，是协调四方的“中枢”，是紧紧围绕重心、贯穿全局始终的核心部门，做好办公室工作至关重要。办公室工作可谓是千头万绪，但究其归类，主要内容便是办文、办会、办事，如何更高效地发挥办公室工作职能，以高度责任感力求做到“三个好”，确保办公室工作提质增效。

　　一、精益求精把文办好

　　（一）准确把握公文类型

　　“办文”，顾名思义就是办理公文，公文是党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料，办文是办公室工作的重要环节。公文处理笼统一点，大致可以分为以下几类：一是上级和其他相关单位发来的文件，通常叫做上行文和平行文。一般通过协同办公平台传递，这类公文在收到后，要及时拟定拟办意见，报分管领导审批，重要的要报单位负责人批示，根据领导的批示意见，分发给相关的责任部门和责任人。二是下行文，是本单位在处理公务中形成或向下级部门下发的文件，一般具有制度性、约束性。这类公文通常由单位内部具体的责任部门负责起草，通过领导审批或会议研究后发文实施，在此过程中，办公室的主要工作就是严格发文审批程序，并对公文的规范性进行把关。三是办公室起草的公文，范围相对责任部门起草的要广一些，比如本单位的工作计划总结、领导讲话稿等综合性较强的文本材料。这类材料的起草，一定要精益求精，注重用语的严谨性、措施的科学性和公文格式规范性，领导的讲话稿要综合考虑本行业本单位的发展形势和领导个人风格。

　　（二）严格遵循行文原则

　　公文是实实在在的办事工具，制发出来的文件不是上报、下发，就是平行往来，这也是最为重要的一环。首先在起草阶段，必须熟悉本行业的政策法规、领导人对本行业的重要指示批示精神、上级对本行业的要求、本单位主要领导的风格等，这些都是文件起草的依据。其次要把握好行文关系，主要有以下几种形式：领导和被领导关系，又称隶属关系；指导与被指导关系，是指同一系统上级主管业务部门与下级业务部门关系；平行关系，是指同等级别机关或部门、单位之间的关系；非隶属关系，是指不同系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系。由此可见，在行文过程当中，要注意审批程序，不能随意，每一级审批都是对公文进行把关，都要负责，小到标点符号，大到方针政策，都不能马虎；在印发阶段，必须认真核对规范性、严格把控印发范围，严格遵守行文规定、印章管理等制度。作为办公室工作人员，在收到来文时，首先要考虑文件如何处理，就是要考虑哪个部门合适办这件事、主要领导会如何考虑，才能起草拟办意见。

　　二、高效务实把会办好

　　（一）缜密谋划会前基本流程

　　办公室必须清楚办会的基本流程。会前，要充分酝酿和思考，现场考察、完善细节，制定出详细的会务手册，做到流程的实施与现场环境“相辅相成”。要确定会议的时间、地点、形式、主题、内容、议程等，做好议题收集，统筹参会人员；会中，要做好会议材料发放、回收，做好会议记录，必要时可以录音录像，同时要做好会务服务；会后，根据会议要求，整理会议材料，形成会议纪要，呈送相关领导审定，按照要求印发。

　　（二）效率为先做好会议统筹

　　机关会多，是一个基本事实。传达上级会议、文件要求，安排本单位工作，本单位内多部门协调工作等，都需要召开会议。这要求办公室要加强统筹，把多个会议、多个部门统筹到一个时间、一个地点召开，节约会议成本，提高工作效率。如召开党建工作会议，可以和召开党风廉政建设会议统筹起来。再者，会场布置、会议签到、音响话筒、茶水礼仪等具体事宜涉及多个部门，也要提前统筹好，让每个人在自己的岗位上发挥好作用。

　　（三）注重细节做好会务保障

　　认真对照会议日程，做好会前准备和培训。做到席位牌、话筒、桌椅、茶杯、纸巾等一条线，会场干净整洁有序，做到倒水、续水等环节规范有序、换场等环节有条不紊；对会议室的音响设备、视频会议的网络通信、画面效果、音响效果等，提前进行调试，安排专人负责，确保会议全程不出差错。要不断强化会务人员、保洁人员的责任意识、服务意识和应急应变能力，快速有效应对会场出现的新情况新变化。尤其在目前疫情防控常态化的形势下，必须落实落细疫情防控措施，对会场、桌椅、茶杯等认真消毒，准备好酒精、洗手凝胶、口罩等防疫用品，按要求对进入会场的人员进行体温检测。总的来说，会务保障就是要做好服务工作，把每个服务环节做细做实做深。

　　三、与时俱进把事办好

　　机关工作人员都有一种体会，办公室“事儿”多。事主要来自三方面，第一是办公室自身的本职工作，第二是领导交办的事，第三是牵头协调多个部门办的事。这就要求办公室工作必须高效，不然永远要被事情追着跑。

　　（一）强化制度建设

　　制度建设在办公室工作中至关重要。大到党委会议事规则，小到印章管理，都要有相应的规章制度，唯其如此，工作才能有章可循、有条不紊。因此，办公室必须根据相关法律法规和上级要求，结合实际业务的需要，建立健全规章制度，力求精细化。在现有技术条件下，可以通过数字化建设，减少审批成本，节省人力资源。在具体工作中要紧密联系实际，及时优化业务流程，使整个单位的管理工作有法可依，提升工作效率。

　　（二）强化督查督办

　　办公室的业务属性决定了其具有督查督办的职能。而党委的决策部署各项工作的高质量推进运转情况、工作效率等关键就是要看落实，督查督办是推动落实的重要手段。办公室要践行“一线工作法”“项目工作法”，把上级要求的事项、单位领导交办的事宜、会议决定的事项等逐一纳入项目管理，按照任务项目化、项目清单化、清单具体化的原则，明确工作任务的完成时间、责任部门、责任人、工作成效等，按照时间进度督促相关责任部门完成工作，对于每一项工作任务的进展情况做到心中有数，提高工作落实的质效。

　　（三）强化团结协作

　　办公室是综合协调部门，要时刻保持团结协作的意识。一方面是与其他部门保持良好的沟通合作，很多工作单靠哪一个部门无法独立完成，就需要办公室统筹协调，在沟通协调的过程中，一定要保持团结协作的意识，团结各个部门、各个责任人，统筹目标方向，把工作落实落细。另一方面，办公室工作人员必须保持团结协作的工作意识。很多工作到了办公室抓落实的时候，常常会遇到新的问题，或者本身就是难题，在工作推进过程中，办公室工作人员既要分工明确，又要注重协作，必须保持补台不拆台、到位不越位的自觉。

　　（四）强化综合素养

　　办公室工作综合性强、事务繁杂，对工作人员的要求非常高，这就要求办公室工作人员必须不断提升工作能力和综合素养。从待人接物到协调沟通，从分发文件到起草文件，从默默工作到出谋划策，这也是办公室工作人员的成长之路。因此，必须强化办公室工作人员的培训，通过培训熟练掌握本行业的政策和形势，提升理论素养和知识储备；通过培训提升文件起草、会务管理等专业；通过培训提升沟通协调、谋划全局的能力。再者，办公室工作人员自身要始终保持慎独慎微、自励自省的工作作风，善于从工作中总结经验方法和教训，查漏补缺，进而提升自身综合素质。

　　总之，办公室作为一个单位事业发展链条上重要的一环，工作繁杂细微，办公室工作人员要在自己的岗位上尽职尽责，树立责任意识、服务意识、大局意识，随时保持“文经我手无差错，事经我手请放心”的高度责任感，把每一个细节都落实到位，为本企业持续、稳步、健康发展做出应有的贡献。杜永平

　　（作者系云南省烟草公司保山市公司办公室副主任）