干货丨归档文书立卷的方法

（二）按文件形成的客观规律组卷

所谓客观规律，就是文件形成的起因、先后顺序、前后衔接及一系列固有的程序和手续，也就是公文产生的自然过程。如一件事、一项工作、一个问题、一个案件等，就不宜分散打乱，应各自集中一起立卷，以保证它们之间的自然联系。按文件形成的客观规律组卷最典型的就是会议文书的按会议组卷。按会议组卷，就是以一次或一类会议为一个案卷进行组卷。

一次会议，不管开多长时间，不管讨论几个性质不同的问题，也不管形成多少文件，都以这次会议名称为卷名，进行组卷。一般是一会一卷，也有一会多卷的，可按照会议文件的多少和会议文件形成的特点或会议文件的文种灵活掌握。

（三）按文件特征组卷

按文件特征组卷，就是将具有共同特征的和有密切联系的文件结合在一起立卷，以便于日后的查找和利用。文件本身一般具备六个特征：问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、通讯者特征和地区特征。除了这六个特征外，在实际工作中文件的特征还有来源特征（收、发文机关）、载体特征（制成材料）、形状规格特征（如图纸、奖牌、礼品、题词等）。

（1） 问题特征问题特征是指文件内容所反映的事件、人物、事物、问题或工作性质。

按问题特征立卷，就是将反映同一事件、人物、事物、问题或工作性质的文件组合在一起集中立卷。

（2） 时间特征时间特征即年度特征。这里所指的时间有两个方面：一是指文件形成的时间；二是指文件内容所限制和针对的时间。

按时间特征立卷，即将属于同一时间（年度、时期、季度、学年、月份等）的文件组合在一起集中立卷。

（3） 文种特征文种特征是指文件种类的名称。按文种特征立卷，就是将文种相同的文件组合在一起立卷。

（4） 机构特征也称为作者特征，是指制发文件的组织按作者特征立卷，就是将同一作者的文件组合在一起立卷。

（5） 通讯者特征通讯者特征是作者特征的特殊形式，是指两个以上机关就某一问题或几个问题进行工作联系形成的来往文书。通讯者是指文件的收发或问答双方。按通讯者特征立卷，就是将两个以上机关就某一问题或几个问题进行工作联系形成的来往文件组合在一起立卷。

（6） 地区特征地区是指文件内容所涉及的地区。按地区特征立卷，就是将内容所涉及同一地区的文件组合在一起立卷。

“六个特征立卷法”是文书档案基本的立卷方法，即根据文件在问题、作者、时间、名称、地区和通讯者特征六个方面的共同点将文件组合成案卷。比如：把同一个作者的文件组成一卷；把同一个会议的文件组成一卷；等等。

（四）结合并灵活运用“六个特征”组卷

按照文件的六个特征立卷时，一般不单一地采用某个特征组成案卷，而是综合分析文件之间的关系，选择其中最能说明客观情况的几个特征作为组卷的依据。结合运用“六个特征”，就是要求在一个案卷中至少运用到三个以上的特征来组卷。例如：“××总公司关于2006年产品销售问题的调查报告、策划方案”是作者、时间、问题、文种四个特征相结合组成的案卷；“××省水利开发公司关于××地区水利资源情况的调查报告”是作者、地区、问题、文种四个特征相结合组成的案卷。

此外，在实际工作中还有一些其他的立卷方法，如将文件按照“事”或“件”组卷的“立小卷法”及“四分四注意立卷法”等，它们都具有各自的特点，也是比较适用的立卷方法。在实践中，以上的这些方面往往要结合起来灵活运用。常见的结合运用方法有年度—机构（或问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（或问题）等结合方法。

来源：CN档案管理培训（转载仅供分享，侵删）

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