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本管理文件修订历史信息: 文件会签: 质量记录管理程序 1.0 目的 为了对质量记录进行有效控制管理,以提供产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行的客观证据,特制定本程序。 2.0 范围 本程序适用于质量体系运行相关的所有记录。 3.0 职责 3.1 质量记录填报者应对记录的准确性、完整性负责。 3.2 质量记录审核者应对记录结果或结论的有效性负责。 3.3 各职能部门负责本部门质量记录的编制、填报、分类、整理、保管、归档及其管理。 3.4 品质部是公司记录表单归口管理部门,负责记录表单的编号、汇总。) 4.0 程序 4.1 质量记录的编制审核批准 由各职能部门根据本部门二、三层次文件的规定,编制本部门质量记录表格,经部门负责人审批后, 将样表报品质部编号并归档受控,方可进行表格的使用。 4.2 质量记录的编制规定 4.2.1 编码: ①企业缩写代码 XX股份有限公司铝管事业部企业缩写代码为:HLLG。 ②要素号 “QRXXX”中的“XXX”为记录表单所对应的IATF16949:2016标准条款编号。 ③流水号 记录流水号,从01开始 例:HLLG/QR423-01《文件发放、回收记录表》 4.2.2 质量记录的格式如需修改,将修改后经编制部门负责人审批确认的样表报公司文控员按《文件资料管理程序》处理方可进行新表格的使用,同时在样表右下角应注明生效日期,旧版停止使用。任何人不得随意改变表格格式和新旧版本混用。 4.3 质量记录的标识方法 质量记录表格应以各质量记录表格编号置于该表格顶端作为标识 。 4.4 质量记录的填写要求 4.4.1 填写人员严格按规定的栏目,完整、准确、如实记录项目的实际情况,要求字迹工整、清晰。若确有无需填写的栏目,应以“ / ”划销标注。 4.4.2 各部门负责人对审核质量记录结果或结论的正确有效性负责。 4.4.3 质量记录原则上不允许更改,若有少量的更改,必须经主管负责人确认后,采取划改形式并由填报人签署,否则视为无效记录。 4.4.4 各部门应培训员工正确填写质量记录并熟悉其传递路径。 4.4.5 质量记录应按规定途径传递至相关部门/人员填写,并确认后直至完成。 4.5 质量记录的收集与保存 4.5.1各部门指定专人负责本部门完成的质量记录的收集与保存。 4.5.2质量记录应系统地收集分类保存,索引后归档,以便快速存取查阅。 4.5.3质量记录应储存在适当的环境妥善保存,以防止受潮、损坏、变质及遗失。 4.5.4本公司以电脑磁盘保存的质量记录,由电脑输入人员负责输入电脑并做好备份,以防止数据丢失或资料破坏。传真件应以复印件保存。 4.5.5保存期限按《质量记录一览表》的规定(应视为是“最短的”)进行,超过保存期的质量记录经部门负责人确认后予以销毁。 4.6 质量记录的保存期限 质量记录的保存期限,应以满足顾客和法律法规的要求为前提,一般为如下要求: 4.6.1各项生产件的批准书、工模具记录、顾客订单及修订记录,其保存期限为售后服务的需求终止再保留日历年一年。 4.6.2各项质量控制、检验活动的记录,保留期限为记录当年后,再保留日历年三年。 4.6.3 内部审核和管理评审记录,一般保留三年,除非顾客另行规定。 4.6.4有合同要求时按合同规定,视需要提供质量记录给顾客查阅参考。但须经部门负责人批准。在进行质量审核时,供审核人员查阅。 4.6.5客户特殊要求除外。 5.0 记录销毁 对超过保存期的纸质记录,由保管部门填写《文件修改废止申请单》,经管理者代表批准后由品质部会同保管部门统一销毁。 6.0 记 录 / 登 记 表 5.1 《质量记录一览表》 7.0 参 考 文 件 6.1 《文件资料管理程序》 |
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