警告信能否作为解除劳动合同的依据？

案例：甲于2010年6月到A公司从事保安工作。2011年2月11日，A公司以“甲存在睡岗等行为，违法了相应的规章制度、且在工作期间收到过三份警告信”为由，口头通知申请人解除劳动关系。2011年2月16日，A公司正式向甲发出书面“辞退通知 ”。甲因不服A公司解除行为，于2011年3月28日到仲裁申诉。

处理：仲裁查明，2010年7月15日，甲因为脱岗吸烟被A公司口头警告一次，甲在警告信上签字予以确认。2011年2月9日和2月10日，A公司向甲发出了两封警告信，内容分别为：“该队员在2011.2.10巡逻时在二号门队长办公桌上睡觉，给予书面警告”、“该队员在三号门值勤时，在早晨3点多的时候睡觉，现给予书面警告”，但两封警告信上面均没有甲的签字，也没有拒签说明，且“作证者”一栏为空。此外，A公司没有提供其他的证据证明甲存在警告信中的行为。综上，仲裁认为，A公司解除甲的行为违法，其应支付甲违法解除劳动关系的赔偿金。

分析：警告信作为解除劳动合同前书面通知的形式之一，在实践中常被外资企业采用。程序上，用人单位向劳动者发出警告信可以采用两种方式：直接送达或邮寄送达。直接送达时，劳动者拒绝在警告信上签字的，用人单位可以在书面警告信上注明“拒签”字样，并由见证人签字见证。见证人为两人或两人以上,且最好是与当事员工没有利害关系的人员。劳动者对警告信的内容不服的，可以在警告信上注明。在无法直接和劳动者取得联系的情况下，用人单位可以根据劳动者在入职时提供的家庭住址及联系电话向其邮寄送达警告信。劳动者在入职时未提供或拒绝提供自己的送达地址的，可以以其身份证上的地址或经常居住地为邮寄送达地址。劳动者拒绝签收单位发出的警告信的，应视为送达。在警告信上或者在送达警告信时，用人单位应告知劳动者享有在不服警告的情况下向上一级主管申诉的权利。本案中，A公司向甲发出的第二封和第三封警告信上均没有劳动者本人的签字，也未注明拒收，且没有证人签字，不符合送达的程序。

警告信要合法有效，实体上还需满足：第一，用人单位有自主管理权，在员工手册或者公司规章制度中应对警告信的内容及相应的处罚措施和后果进行规定。而且员工手册或公司规章制度是合法存在的：制定程序合法、内容合法并通过公告公示或其他方式让劳动者知晓。第二，用人单位需举证证明警告信所依据的事实客观存在。证据形式包括书证、物证、电子邮件、视听资料、证人证言等。书证具有较强的证明力，但由于很多书证系用人单位单方制作，容易引起质疑。电子邮件在处理日常事务中被广泛的运用，但由于其容易被篡改，所以其应当与其他证据结合使用。证人证言也是劳动争议案件中必不可少的证据形式，但用人单位提供的证人证言一般是由其单位员工作出，因此，其证明力一般小于其他证人的证言。本案中，A公司虽然有员工手册，且有甲的签收记录，但其未提供相应的证据证明甲存在警告信中的行为。因此，A公司以此为由解除甲的行为是不合法的。

需要注意的是，警告信是警示的作用，用人单位不能在发出警告信的同时与劳动者解除劳动关系，所谓一事不再罚，劳动者不能因为同一个错误而受到两种处罚。但用人单位如能证明劳动者是反复犯错，且之前已收到过类似警告信时（警告信的次数取决于具体情况的轻重），可以解除和该劳动者的劳动关系。

基于人性化管理，劳动者违反员工手册或规章制度后，用人单位在确定给其发警告信之前，可以安排一次面对面的谈话（参加人员包括劳动者、劳动者的主管及非人事第三方）。在谈话过程中，可以让劳动者陈述事情的经过，并录音及做谈话记录。谈话结束后，在场的每一个人都应在谈话记录上签字。

综上，程序合法、实体合法是警告信有效的必要条件。同时，以警告信作为解除劳动合同的依据必须达到一定的数量（两封或两封以上）。否则，用人单位以无效的警告信解除与劳动者的劳动关系就有可能承担败诉的风险，支付劳动者违法解除劳动关系的赔偿金。

参考法条：1.《最高人民法院关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定》第五条、第十一条。2.《 最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第七十条。 3.《江苏省劳动人事争议仲裁证据暂行规则》第六十二条。（调解仲裁科施珺）