如何写一封有“温度”的邮件?两位同级领导的名字,谁排在前面? | 您所在的位置:网站首页 › 向领导汇报抬头怎么写 › 如何写一封有“温度”的邮件?两位同级领导的名字,谁排在前面? |
引言: 有粉丝朋友私信问我: 自己原来只需要向本部门领导汇报工作,现在公司两个部门进行协作,还需要向旁部门的领导也一起汇报。这发邮件的时候,两位同级领导的名字谁排在前面?抬头怎么写呢?他琢磨着,这看起来是小事,但要是处理不好,领导们心里不开心,可有些麻烦。 我告诉他,在职场上,你有而且只有一位直接领导。只要是汇报性的工作,一定是先“发送”给直接领导,其他人都是“抄送”,也包括你那位旁部门的领导。如果一定要分个前后,那也是自己部门领导派在前面的。 1. 因为这封私信,我觉得有必要和大家分享一下邮件写作,因为邮件是职场中使用最频繁的一种沟通方式,但也是往往最容易被人忽略的。 那么,一封好的邮件到底应该是什么样的呢?邮件礼仪和与人见面的基本礼仪一样,不追求花团锦簇,但要千干净净。简洁、干净是基础条件,然后才是个人风格。 2. 下面我把邮件拆解开,从标题、开头、正文、诉求和结尾这几方面,分别分享给你。 第一,正式的显示名称和总结性的标题。 我们收到邮件后首先会看两个信息:对方的名称显示和邮件标题。所以,邮件礼仪的第一步就是请用真名,比如“九垚”或者“某某公司-九垚”。过于个性化或是“二次元”的名称是不可以用在商务邮件的。 然后是标题,标题是全文的概括,最好能在20字以内总结核心内容。而且好的标题要有交互,沟通,吸引人注意力的效果。 比如这个标题: 《3月19日会议纪要》,这就属于领导最不待见的邮件,可看可不看,要改成:《请批示:3月19日会后执行方案》 看到没?这个邮件就不是单纯的会议记录了,你已经把它升格为执行方案,那领导第一时间就会打开邮件看一看。 所以,像“《某某记录》”、“你好”、“来自某某公司”、“报价单”等等简单说明的标题,都不是好的邮件标题;而“请批示:请审阅:请指示+什么时间+什么事情”才是好标题。 比如:“请批准:某公司关于什么项目的工程方案和报价”等等。 再比如这个例子: 如果邮件反反复复很多次,已经讨论过很多轮的邮件,甚至讨论的主题都已经发生了变动,那么你就可以修改下主题,或者重写一封新邮件,而不是接着“回复:回复:回复··....” 这就是标题的写法。 3. 第二、我们说如何写邮件开头。 说到开头,你可能会写“尊敬的某某”或者“你好”、“见信好”等等,是吧?冷冰冰的,没有感情,情绪,对方会觉得他在和机器沟通。这是我在几家不同类型的企业里常看到的邮件开头。 职场沟通高手们不是这样写的,他们会写得很感性,温暖,有智慧又个性。 有一次我感冒住了几天院,病好后回来上班,收到的第一封邮件,是领导发的,他写到: “九垚,病好了吧,我去接你,欢迎归队,请你吃大餐。”我心里暖暖的。 我再举几个例子: 公司某次会议之后的邮件开头:九垚,你刚才的发言很精彩! 客户参加招商会之后的邮件开头:闻名不如见面啊,九垚,公司组织的招商会让我受益匪浅。 对方度假归来之后的邮件开头:夏天的大连很凉爽吧?想想那个海风,就很想往。 你看,都是短短的一两句话,然后马上进入主题。 “我给你发邮件,是想确认一下什么什么什么” 这就是有情绪、有温度的邮件开头的写法。 4. 第三、逻辑清晰的正文。 问候之后,正文如何展开呢? 从内容和格式两个方面有要求。 首先是内容。内容的要求就一点,详细、充分,要把对方应该知道的所有信息都表达清楚。 具体的格式是邮件正文一定要分段,你的思考逻辑是以段落为单位的,而且每段只讲一件事。每段文字的第一句是对整段的概括;尽量用小段,不要用大段;尽量用短句,不要用长句;用简单的词,不要用复杂的词;同时,也不要一句话一段,这也是没有逻辑。 另外,要做小标题,小标题可以降低对方读者的阅读难度;如果有图表、清单就更方便对方阅读。 这就是邮件正文的写法。 5. 第四、是诉求部分。这在一封邮件里是最能体现职业化的部分。 我们对比下面两种写法: 第一种写法: 请各位按时递交周报,否则按照公司规章会有处罚。 第二种写法: 我期待在下午5点之前收到各位的周报。如果张三和李四两位同事实在忙不过来,请提前通知我。我会在下午4点到4点30分这个时间给你们电话,尽量给予你们协助。 第一种写法,就是上传下达,语气还强硬,带有威胁的语气。 而第二种写法,有明确的时间节点,还与其中有困难的两位同事一并沟通,而且态度谦和,热情、尊重。 当然,如果是企业下行信函,让下面的人无条件执行的邮件通知,这里可以写 “望参照执行”。 6. 第五、结尾部分。 这里要总结邮件的内容。 首先,要跟对方强调需要跟进的事情,比如“恳请您拨冗(容三声)回复意见,非常感激”,“我会每周和您更新这个项目的进程”,“我期待能和您在电话里进一步讨论”等等。 其次,附上简短的祝福语,比如“祝:商祺”;亲密一些的可以写“祝:秋安”;再亲密一点的可以写“祝:家人好”。 最后,记得署名,比如“九垚,某某公司”。 7. 最后,这里有两个提醒: 第1、一封好邮件的风格。 尽量少用不同大小的字体,不同颜色排版,更不能使用背景图。而正文排版应该只用三种方式:有分段、加粗和缩进。 第2、良好的回信习惯。 收到邮件以后尽快回复,这代表了你的能力、工作效率以及对对方的重视程度。你还要善用抄送、回复、密送、回复全部等等这些功能。 简单说,回信的专业性就代表你的职业化程度。 总之,在按下“发送”键之前,请你务必仔细 |
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