如何使用Outlook的密送功能？10步实现完美保密

Outlook密送功能是一种非常重要的邮件保密措施，它可以让你在发送电子邮件时选择某些收件人隐藏其他收件人的信息。这个功能通常用于对一些私人或机密信息进行保护，以避免被某些不必要的人看到。使用Outlook密送功能也很简单，只需打开新建电子邮件窗口后，在“选项”中选中“隐写副本”即可实现该功能。

需要注意的是，在使用Outlook密送功能时我们还应该注意其局限性：如果所有考虑到与该信息相关且有权利查看此信函内容者都已列入传达名录，则您将无法通过创建明确状态来识别谁具有读取权限和谁没有。因此，在视情况而定之前，请只向真正需要知道雇员或接受了工作请求等特定目标安排秘书广播消息，并采取适当的辅助方式来强调概念并增加清晰度（如电话联系）。

那么，如何在Outlook中实现邮件密送呢？

我们可以使用Outlook自带的权限控制选项来设置邮件的密送功能。具体步骤如下：在撰写新邮件界面下，点击工具栏上的「选项」按钮，在弹出的菜单中选择「加密」或者「禁止转发」等选项即可达到保护附件不被别人轻易打开、防止他人将这份文件转发给他人查看以及限定对方只能查看不能修改等效果。

在Outlook中还有一种更为高级的加密方式——S/MIME（安全/多用途InternetMail扩展）。该方法需要用户使用数字证书通过身份验证后完成加解密过程，在确保双方身份正确确认后进行传输和接收，并且支持对已发送过去的消息进行回收和删除操作。

最后需要注意一点：虽然以上两种方式都可以有效保护邮件内容不被非法窃取、恶意篡改或滥用等情况所侵害，但在发送前请务必仔细检查自己填写的收信人地址是否准确无误，并谨慎选择加密方式以免出现意外情况。

使用Outlook发送敏感信息时，一定要注意以下几个问题：

1.密送功能的使用：在Outlook中，可以通过密送功能来隐藏邮件收件人列表。这对于发送给多个收件人的敏感信息非常有用，但是需要特别小心。如果您不确定是否应该将某些人添加到密送列表中，请直接询问对方。

2.邮箱密码和安全性：为了保护账户安全，强烈建议设置邮箱密码并加以保护。在打开电脑或移动设备前要确保已退出所有未关闭的邮箱界面。此外，请勿将机密信息保存在公共计算机上，并尽量避免使用公共Wi-Fi连接进行邮件发送。

3.内容的保护和完整性：无论何时向他人发送重要细节或详细信息，都会存在被篡改、更改或意外泄漏等风险。因此请始终谨慎对待文字内容、图像或附件，并确认它们显示正确无误后再点击“发出”。

在处理敏感信息时，请做好必要措施来确保其私密性和完整性，并且仔细考虑每一个相关决策及其可能产生的影响。

其密送功能可以让用户在发送邮件时同时将邮件抄送给其他收件人，但不会让主要收信人知道这些信息。虽然有一些优点，但也存在缺点。

Outlook的密送功能可以帮助用户节省时间和精力。当需要向多个人发送相同的消息时，特别是涉及敏感或限制性内容时，使用密送功能比单独发送多封电子邮件更为方便快捷。

在商业环境下使用密送功能可以保护各种相关人员之间的隐私和安全。例如，在管理层传达某项决策、通知重要会议或分享公司机密信息等情况下非常适用。

然而，Outlook的密送并不完美，并且可能存在潜在风险。因为主要接收者无法看到所有被抄送者列表中谁都能看到他们秘密分享内部信息的行动可能招致负面后果。如果不小心误操作，则可能意外暴露私人或敏感数据，并导致公司信誉损失。

如果理智地结合实践需求和注意事项来使用Outlook的秘密发送功能，它可以成为一种强大的商业和办公工具。

为了简化发件流程并加强信息安全，可以设置Outlook的默认加密选项。

在新建邮件时点击“选项”菜单，在“加密”栏目下选择“常规选项”，勾选“将此电子邮件标记为私人”。

接着，在同一界面下找到“发信人姓名和地址”栏目，点击右侧的“账户设置”。进入账户设置后选择对应邮箱账号，并点击右侧的“更改按钮”。在弹出窗口中选择“其他用户设定”，进入更多配置页面。

在该页面中点击左侧菜单中的“发送”选项卡下方有一个名为"默认写作具体格式"的列表框,点击它会显示几种不同格式（如HTML、纯文本等），我们要做得就是把其中任意一种与"使用S/MIME在线状态指示器验证数字签名"搭配使用。最后重启Outlook变化生效即可。

通过上述步骤可以轻松地实现Outlook默认加密发送，使得每封邮件都能够达到较高的信息安全性，并且避免误操作带来不必要风险。