长春市人力资源和社会保障局

长劳社〔2005〕25 号

关于印发《长春市企业职工

档案管理暂行办法》的通知

各县（市）、区劳动（人事）和社会保障局，档案局：为适应当前劳动用工多样化的发展趋势，进一步规范和加强企业职工档案管理工作，经认真研究，制定了《长春市企业职工档案管理暂行办法》，现印发给你们，请认真遵照执行。

长春市劳动和社会保障局 长 春 市 档 案 局

二○○四年六月十六日

长春市企业职工档案管理暂行办法

第一条 为进一步规范和加强企业职工档案管理，使企业职工档案管理工作科学化、规范化、制度化,依据《中华人民共和国档案法》、《劳动法》、《吉林省档案条例》、《吉林省企业职工档案管理暂行办法》，结合长春市实际，特制定本办法。

第二条 企业职工档案是有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、劳动合同签订、变更情况、工作表现以及工作变动、工资变化等情况的原始记录，是职工享受各项社会保险待遇和办理退休手续的主要依据。

第三条 本办法中所称企业职工档案管理指：长春市行政区域内的企业、事业单位、社会团体、民办非企业单位、有雇工的城镇个体工商户（以下称用人单位）中，与之形成劳动关系的职工档案管理，及非全日制从业人员、灵活就业人员、与原用人单位终止（解除）劳动关系的失业人员、自费出国等人员档案管理。

第四条 用人单位、劳动就业服务机构为职工档案具体管理机构。档案管理机构要接受劳动保障行政部门及档案行政管理部门的监督、指导。

第五条 由市劳动保障行政部门成立职工档案管理资格认定联审办公室，档案行政管理部门为成员单位。办公室设在劳动保障行政部门，具体负责用人单位、劳动就业服务机构档案管理资格认定工作。未经档案管理资格认定的用人单位、劳动就业服务机构不得从档案管理工作。

第六条 市级劳动保障行政部门负责对劳动就业服务机构及城区内用人单位档案管理资格进行认定，并进行监督指导；各县（市）、双阳区劳动保障行政部门负责对辖区内用人单位档案管理资格进行认定，并进行监督指导。

第七条 经劳动保障行政部门认定，具备保管职工档案条件的用人单位，保管与其形成劳动关系的职工档案。不得代管其他人员的档案，严禁职工个人或他人保管档案，民营中介服务机构不得保管职工档案。

第八条 不具备保管职工档案条件的用人单位，其职工档案交由市劳动就业服务机构代保管，并签订档案托管协议（样式附后）。

第九条 市劳动就业服务机构负责管理市区内与用人单位终止或解除劳动关系中，要求接续养老保险关系或享受失业保险待遇人员的档案，管理用人单位委托的职工档案，以及管理自动离职职工档案、非全日制从业人员、灵活就业人员、自费出国等人员的档案。与用人单位终止或解除劳动关系，不接续养老保险关系、不享受失业保险待遇人员的档案，由其本人户籍所在地的城区劳动就业服务机构管理。非长春市户籍的失业人员档案由市劳动就业服务机构统一管理。

第十条 职工调动后，原单位要与接收单位及时办理档案交接手续；失业人员档案由原用人单位为职工办理终止（解除）劳动合同手续，并在 30 日内将档案移交到劳动就业服务机构保管。

第十一条 退休职工的档案，交由户口所在地的社区保管，社区暂不具备保管职工档案条件的可由原档案保管部门保管。

第十二条 失踪职工或出国不归者，其档案可由原档案保管部门保管，保管期限满 5 年后可按保管档案部门所在地移交当地县(市)、区综合档案馆保管。

第十三条 死亡职工档案在原档案保管部门保管，如机构发生变化应妥善移交到新的保管部门。职工死亡时年龄未满五十周岁（含五十周岁）的，自职工死亡之日起保管满二十五年以上可以按规定进行销毁；职工死亡时年龄超过五十周岁的，自职工死亡之日起保管满十五年以上可以按规定进行销毁；有特殊贡献的获市级以上模范人物称号的职工死亡以后，其档案可按保管档案部门所在地移交到当地县（市）、区综合档案馆。

第十四条 职工档案管理机构的具体职责：

1、收集、整理、立卷、鉴别、保管、查阅、转递职工档案；

2、登记职工工作变动、签订、履行劳动合同等情况；

3、为有关部门提供职工情况；

4、做好职工档案的安全、保密、保护、移交工作。

第十五条 市劳动就业服务机构应严格按照本规定要求，与要求档案托管的单位或个人签订委托协议，明确双方的权利、义务及违约责任。负责为委托方出具调档、转移档案等手续。接到托管的档案后要进行审查登记，无误后方可归档接收。如发现转来的档案材料不全或不清楚的，退回原单位查清补齐后予以接收。

第十六条 职工档案（样式附后）的内容包括：

1、劳动调配材料；

2、职工登记表；

3、晋级、调资材料；

4、奖惩材料；

5、考核、考察材料；

6、学历记载材料；

7、参加中国共产党和共青团及民主党派的材料；

8、政审材料；

9、个人诚信材料；

10、其他材料。

第十七条 职工档案管理机构要将职工工作中形成的材料及时收集、整理、立卷、归档，保持档案的完整。

第十八条 立卷归档的材料必须经过认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

第十九条 企业职工档案使用统一规格标准用纸，档案卷盒、卷皮、目录等样式、规格实行统一的制作标准，并用钢笔或碳素笔填写，字迹要端正、清晰。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

第二十条 实行职工登记制度，《职工登记表》（样式附后）将作为职工档案的一项内容，所有用人单位职工应如实填写《职工登记表》放入本人档案，职工工作岗位发生变化后，应及时在《职工登记表》中加以记载，职工工作单位变动后，到新的用人单位应重新填写《职工登记表》。

第二十一条 职工档案管理机构在做好档案材料的收集、整理和内容的充实工作的同时，要建立档案管理台账，防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造档案材料。

第二十二条 职工档案管理机构要建立健全职工档案查阅、借阅制度，明确档案查阅条件及利用范围。因需要查阅和借阅档案时，须按规定,遵守下列职工档案查阅、借阅制度：

1、职工档案管理机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的职工档案要严格保管，规范查阅手续。

2、除特殊情况外职工档案一般不得借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经主管档案工作的领导批准后，方可办理，严格履行登记手续，保证按期归还。

3、任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。

4、查阅档案必须严格遵守保密规定和查档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

5、因工作需要从档案中取证的，须请示主管档案工作的领导批准后，才能办理。

第二十三条 职工档案保管应具备以下条件：

1、要建立坚固的专用档案库房，配备铁质的档案柜；

2、档案库房要具备防火、防虫、防盗、防潮、防光、防高温、防尘等条件；

3、档案库房温度控制在 14℃一 24℃，相对湿度控制在45%一 60%；

4、档案库房和档案工作人员办公室应二室分开；要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，并要逐步实行微机管理，实现档案管理现代化。

第二十四条 档案管理人员应具有中专（或相当中专）以上学历，经过培训合格后持证上岗。

第二十五条 转递档案应遵守下列规定：1、对转出的档案，必须按市劳动保障局统一印制的《职工档案转递通知单》（样式附后）进行登记，并密封包装。

2、对转出的材料，不得扣留或分批转出。

3、用人单位、劳动就业服务机构收到档案，经核对无误后，在回执上签名盖章，并将回执立即退回。转出单位逾期 30 日未收到回执的，应及时追查，以防丢失。《职工档案转递通知单》回执由原档案管理部门保存 15 年以上。

第二十六条 按档案行政管理部门的有关规定销毁档案时,必须严格履行档案行政管理部门的审批手续。

第二十七条 有下列行为之一的，根据情节轻重，县以上劳动和社会保障部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法》、《吉林省档案条例》等有关法律法规给予处罚，造成经济损失的，依法承担赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

1、不按本《办法》规定集中管理档案的；

2、擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；

3、无故扣押职工档案的；

4、职工档案整理、保管、利用、转递过程中出现违反本办法规定，造成档案丢失或其它严重后果的；

5、拒不按本办法移交或接收档案的；

6、档案保管部门明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

7、损毁丢失或者擅自销毁档案的。

第二十八条 本办法由市劳动和社会保障局负责解释。

第二十九条 本办法自下发之日起执行。