【制片技能】做了N年的表，做好这几样事半功倍

虽然目前国内很多项目组在项目流程软件，比如CGTeamwork，shotgun。

但是日常工作中，考虑到预算以及产品等方面，很多公司还是需要使用表格进行数据的沟通记录。进度表、人员表、预算表、工作状态统计等等。

其实制表能力是一种对于相关方需求，数据整理归纳、数据分析汇报的一种逻辑能力跟表达能力。也可以看成是制片的日常产出绩效，类似需求可以看出是导演需求，数据整理看成是内容制作，数据分析看成是出片审查。只有审查者觉得舒服满意，那么才算是approve了。

--------------------excel基本概念----------------------------------

不知道大家注意到没有excel默认有三栏，sheet1 sheet2 sheet3. 其实它们分别是参数表、数据库跟分析结果。

参数表 就是设定的书写标准，方便后面的记录与统计工作。比如状态 就分为五种状态 “ 待开始、制作中、提交查看、修改中、通过” ，那么任务状态栏就设置不能填入别的信息。

数据库 就是对于过程中数据记录表格，是最终分析统计，汇总报告的数据来源。

分析结果 根据数据库的的内容形成数据报告。可以是图表也可以是函数计算结果。用于汇报管理层，更方便直观了解项目进展情况，以便做出商业上的或者项目管理上的决策。

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制片组是数据的记录者、管理者、分享者，每个人的看的内容有所差异，所以表格数据的制作工作就显得尤为重要，要考虑多个方面，如果前期考虑不到位，遇到突发需求与原来计划冲突，那就左右为难。比如：

这种状况在实际中会经常发生，如果把它当成一个任务，制表是制片的日常产出绩效，跟给制作分配任务的时候是一样的，都要经历 前期准备、内容制作、最后提交查看 这样几步：

一份好的表格制定，主要体现在以下几个方面：

1、避免内容重复填写；

2、信息区块分布清晰，不同的信息分区放置，方便数据的提取展现；

3、信息格式内容统一，便于用数据透视表这类的分析工具，尽可能减少手动计算得到分析数据；

4、数据分析结果可读，符合相关方预期，简单明确地传递结论；

所以最重要还是磨刀不误砍柴工，前期规划的好，既能够能避免上面对话框中出现别的需求而造成的工作量重复跟重新推翻整理的问题。

1 明确目标

首先明确制片制表的主要目的跟定位是什么？

根据上面说的excel的基础三栏的内容，先要想想表格制作的目的，是制作状态记录表，人工成本记录表等等及制表人（制片部门）对于表格的需求定位。

如果只是数据填写、状态记录，那么明确主要内容后，直接进入相关人员需求收集上。

如果是结合数据库及数据分析的填写，那么第一步 确定汇报的数据分析结果的主体，也就是做这个表，你最终需要汇报的信；第二步、根据据汇报要求定位数据填写内容，再进入需求收集。

图表涉及的人员有哪些人？他们的各自的需求跟权限是什么？

考虑表格使用者以及他们的角色，是仅限查看还是需要编辑。

记录他们的需求，汇总后进行清单罗列，需求分析。不过不是所有需求都需要满足，应该根据相关人员角色的职能、需求与项目增提的关系，需求与其他需求的冲突。根据优先级，筛选去除一些影响不大但是很耗费时间。

2 定义规范标准

根据表格的主要目的，跟相关人员的需求，定义的规范标准主要有以下几个内容：

表格数量的选择及互相关联方式

原则：数量尽可能少，维护尽可能避免重复操作，关联性的方式选择尽可能减少误差。同样的数据，如果出现很多次，可以采用函数进行实时的互联更新，这样可以计时查看，同时减少人工操作误差；

活用参数表，多人维护时候，内容填写的规范，大大提高效率

原则：尽可能采用 数据有效性中序列 的方式，用选择输入代替填写输入，避免填写错误带来的统计困难。比如在查看过程状态，多采用rtg，wip，app 这样几个单词的选择输入。同时通过报错设置，减少无意识的错误与检查成本。

3 选择工具

这里的工具指的excel表格中的工具的选择，比如（包含但不限于）：

数据分析方面： 自行绘制函数图表 VS 数据透视表

（对于数据整理格式要求不同以及数据处理要求不同，其实最终两个的效果是能达到一致，不过差别在于数据透视表处理对于数据库的内容格式要求较高，要一开始就按照规范制定表格。）

数据记录方面： 自行定义范围输入 VS 参数表选择输入

（对于数据填写的准确性、一致性要求不同，参数表的统一输入可以统一填写的范围，后面的数据整理跟分析会更加方便）

数据迁移方面: 可以进行复制格式 VS vlookup函数的数据

（针对于数据的实时性）

数据显示方面：可以采用不同的样式与分组等功能，实现强调与简化显示页面效果

目前有很多同时在线编辑的软件，比如石墨、wps 等等，已经极大方便了制片的任务间的查看。一般选用根据公司项目软件对应的在线编辑工具。目前看使用的功能基本都是大同小异。

不过我已经习惯用wps，因为觉得企业版更方便，电脑端口跟网页可以同时实时数据维护非常方便。

根据前期定下的规范准则，进行收据的搜集（如果需要跟别人共同维护），按照要求进行数据输入。开始之前要将规则确保分享给每一个参与者。

1、需要外部填写内容，根据制定的标准规范（尽可能采用序列选择的方式，输入错误报错）非填写部分进行颜色标注锁定；

2、设计表格的功能与模块的选用，要确保符合相关人员的需求与核心功能来进行排布。

3、数据的维护要真实及时，且确认好各个人员填写的区域与填写计划。定期查看确认填写无误。

展示主要是分为两种：一、内部使用展示即实时信息查看；二、给上层进行项目状态数据分析汇报；

内部展示

定义维护及沟通的流程，根据前面确定的各部门的需求，进行分块处理，同时做好前期的说明与文档；

定义数据更新的沟通流程并执行监督。比如动画制片 在镜头信息更新后要通知到动画部门及后道负责人。

项目汇报

首先根据要求，采用周会还是内容的细节一对一讨论的形式，不同的会议场合，展示的重点跟内容也有所不同。

根据内容及汇报的对象设计汇报的内容，对于生产的数据分析结果进行优化。根据汇报人的要求跟偏好，可以调整汇报的内容。这个也需要前期考虑到表格设计上，因为如果前期安排不好，后面的调整每一次都是煎熬

- 今日互动 -

其实最近在整理的一些制片模板，感觉直接无数据表达不清（之前给了纯模板一个朋友，她也是废了老鼻子力气去看）而且最近也很忙，估计更新整理会慢一些，从我上知乎的频率就能看出来，哈哈哈

如果大家有建议 或者 有单独需要的模板 欢迎留言或者直接公众号 打字回复哦~

主要的内容整理中  （红色框底是已经有整理的）

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