仓库管理必备技能，仓库单据如何填写、整理和保存，很重要

大家好，我是许栩，欢迎来到我的专栏《仓储基础知识：仓库管理的必备技能》。本篇是专栏的第六篇文章，仓库管理基础知识：仓库单据的作用、种类、格式规范、整理与保存。（本专栏总目录请见上图。）

什么是仓库单据？仓库单据是指对物料的名称、规格型号、单位和数量的现状或变动情况所做的记录。

在本专栏第三篇《仓库管理的5个基本原则》中，我提到了仓库天规？我将“凭单出入库”原则作为仓库管理的第一原则，并将之称为仓库天规。凭单出入库，所凭的“单”，指的就是仓库的单据。

仓库单据，是仓库管理过程中所涉及到的各种各样的票据，有电子版的，有打印版的，有手填版的，也有纯粹手写版的。对于仓库管理来说，只要是有相关权限人员签名的票据，不管是什么形式，都是有效的仓库单据。

仓库工作中，仓库单据是一种比不可少的工具，我们进行出入库操作，必须要有单据，单据是我们进行出入库和账务处理的依据和前提。

仓库单据的作用说起来有很多种，甚至可以上纲上线，但其实没那么复杂，综合起来，就是两个。

1、依据。

仓库单据的第一个作用是依据，即仓库单据是仓库进行某项操作的前提条件。比如，仓库进行出入库操作需要以仓库单据为依据。

而仓库做账，仓库的每一笔账务变动，就更需要仓库单据做依据了。

没有仓库单据，没有依据凭空的去进行仓库账务操作，说轻点是弄虚作假，是违规操作，说重一点，那是犯法。

2、凭证。

仓库单据的第二个作用是凭证。凭证和依据有点相似，但又不完全相同。依据是去做某件事的条件，凭证是做某件事之后的证据。依据是事前的，凭证是事后的。

仓库单据是事后的凭证和证据，起到复核、备查和证明的作用。

仓库单据既是事前的依据，也是事后的凭证（证据）。或者可以这么说，对仓库出入库操作和仓库做账来说，事前必须要有依据，事后必须要有凭证。

仓库单据按照来源不同，可以分为两大类，内部单据和外来单据。

1、内部单据。

内部单据是指公司内部制作或生成的单据。内部单据使用并不限于内部，它只是内部制作而已，可以用于外部，比如客户签收并留存一两联的销售发货单。

内部单据主要包括出入库通知单（比如到货通知单）、采购入库单、生产入库单（成品半成品等）、其它入库单、来料检验通知单、销售发货单、生产领料单、退料单、物料调拨单、发外加工单、请购单、各种申请单（比如报废申请单）、不同的处理单（比如不良品处理单）等等。

2、外来单据。

顾名思义，外来单据指的是那些来源不是本公司，来自于外部的单据。

外来单据主要包括客户订单、供应商送货单、外协加工单、营销退货单、供应商对账单等等。

另外，从某种意义上来说，仓库报表和盘点表也是单据的一种，

这些，我暂时不深入，在本专栏后面的文章我将分别讲到仓库报表和盘点作业。

仓库有各式各样的单据，这些单据的格式不尽相同，填写规范也不一样，这里限于篇幅，我无法列出每种单据的格式和填写要求。但是，仓库的单据总有一些共性的要求，总有一些基础的格式，接下来，我就聊聊这些共性的要求和基础的格式。

1、仓库单据的基础格式。

仓库单据一般由单据名称、日期、单据编号、单据填写区域和单据签名栏构成。

单据填写区域一般包括以下栏目或内容：部门名称（客户、供应商）、物料编码、物料名称、规格型号、单位、数量（单价、金额）、生产批次（生产日期）等。

2、仓库单据的填写规范。

仓库单据的填写说起来有很多要求，甚至一些企业还会有一些个性化的要求，具体的无法细表，下面我列几条常见的规范与要求。

2.1、用黑色水笔、圆珠笔或签字笔进行单据填写，除做负数冲减外，不得用红色笔填写单据。

2.2、物料编码、物料名称与规格、单位的基础物料信息按公司统一的物料清单填写。

2.3、单据填写清晰，不得涂改，如果填写错误，应用相同颜色的笔将在错误的数据中间划一横线，并将正确的数据填写在原数据的上方，同时，签上修改人的姓名。

2.4、如果因某方面的原因，单据需要作废，应将所有联附在一起，注明“作废”字样一样作废。

1、单据的整理。

仓库单据需要定期进行整理与归档，按要求进行流转与保存，以防止丢失。

一般来说，除了财务需要的各类送货单及出入库单据按财务要求时间送交财务外，其它仓库单据一月整理一次，分门别类，按时间顺序装订成册，归档管理。所有单据归档封存后，须放置在干燥处进行保存。

单据的整理需要指定专人管理，一般由仓库文员负责。

2、单据的保存年限。

仓库单据的保存年限，或者说仓库单据按规定需要保留多少年，这个问题有各式各样的回答，有说三年的，也有说六个月的，不一而足。其实，这个问题财务法规《会计档案管理办法》中有明确规定。

按《会计档案管理办法》要求，原始凭证需要保留30年，而仓库单据属于会计凭证中的原始凭证，仓库单据自然也需要保留30年。（见上图）

许栩原创专栏，《仓储基础知识：仓库管理的必备技能》专栏第六篇，仓库管理基础知识：仓库单据的作用、种类、格式规范、整理与保存，简单介绍仓库单据的相关知识，接下来我将分三篇介绍仓库报表，将在近几天内陆续更新，敬请期待。