如何提高工作效率：一次就把事情做对

现代职场中，经常出现这样的现象：

——5％的人看不出来是在工作，而是在制造问题，无事必生非=破坏性地做。

——10％的人正在等待着什么=不想做。

——20％的人正在为增加库存而工作=“蛮做”、“盲做”、“胡做”。

——10％的人没有对公司作出贡献=在做，但却是负效劳动。

——40％的人正在按照低效的标准或方法工作=想做，而不会正确有效地做。

——只有15％的人属于正常范围，但绩效仍然不高=做不好，做事不到位。

无论做什么事，都要讲究到位，半到位又不到位是最令人难受的。在行为准则的贯彻执行上“一次就把事情做对”是一个应该引起足够重视的理念。如果这件事情是有意义的，现在又具备了把它做对的条件，为什么不现在就把它做对呢?

“一次就把事情做对”是一种追求精益求精的工作态度。许多员工做事不精益求精，只求差不多。尽管从表现上看来，他们也很努力、很敬业，但结果却总是无法令人满意。

时间管理专家常常告诫人们：“永远不要‘随手’把东西暂时先放在那里，即‘别把东西放下，而要把东西放起来。’不这么做的话，就意味着现在没有—次做完，过一会儿就至少得做两次了。”

当我们被要求“—次就把事情做对”时，许多人会反驳：“我很忙。”因为很忙，就可以马马虎虎地做事吗?其实，返工的浪费最冤枉。第一次没做好，再重新做时既不快，花费心不少。

在工作中，很多人也许都经历过—次没把事情做对，忙着改错，改错中又忙出新错误，恶性循环，手忙脚乱，直至精疲力竭。

一次没把事情做对，不仅会给自己带来很大的麻烦，还会给上司带来工怍上的不便，也会给公司造成经济损失或形象损失。对于上司安排你去做的事，你不去做，上司就要去做。你做不到位，他就要返工。从管理角度来说，公司花了大价钱聘请你的上司，成本在你的10倍以上，从经济意义上来说，他花1小时能做的事，你花1天的时间做好的也值。同样的道理，一件小事，你花了—个小时做完交给了他，当他发现了不足，再去补充、修订，花半个小时，如果这样，还是你费半天时间把事情一次性做好要合算。你把小事做到位了，他的工作效率就提高了。

企业中每个人的目标都应是“—次就把事情做对”，至于如何才能做到一次就把事情做对，管理学家克劳士比先生也给了我们正确的答案。这就是首先要知道什么是“对”，然后才是如何做才能达到“对”这个标准。

对于什么是“对”的，你仔细阅读自己的工作岗位职责、项目说明书或者是操作指南，就能很快知道。

关于如何高效地完成任务并且保证一次就做对，管理学家给我们提供了如下简单实用的建议：

1、学会使用LEAD系统制定计划

英国著名的LEAD系统，是以英文List，Estimate，Allow，Decide的开头字母命名，可作为制定计划的蓝本。list--列出任务；Estimate——估计时间；Allow——预留时间；Decide——决定优先程度。

如果目前你还没有制定计划，那么构思它要花些时间，但这是值得的。一旦有了基本的计划，更新起来并不花费什么叫间。计划—旦形成，你就可以建立一个适合自己工作的工作管理系统，使你工作起来得心应手，效率极高。

2、要紧的事先做

根据紧迫性和重要性，我们可以将每天面对的事情分为四类，即重要且紧迫的事；重要但不紧迫的事；紧迫但不重要的事；不紧迫也不重要的事。

分清什么事是最重要的并不是—件易事，我们常犯的—个错误足把紧迫的事情当作是最重要的事情。

紧迫只是意味着必须立即处理，比如电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边工作去接听。紧迫的事通常是显而易见的。它们给我们造成压力，逼迫我们马上采取行动。它们往往是令人愉快的、容易完成的、有意思的，却不一定是很重要的。

重要的通常是与目标有密切关联的。重要的事情是那些会对你的使命、价值观、优先的目标有帮助的事。

重要而且紧迫的事情是实现你的事业和目标的关键环节，而且是当务之急，只有它们都得到了合理高效的解决，你才有可能顺利地进行别的工作。而重要但不紧迫的事情要求我们具有更多的主动性、积极性、自觉性，早早准备，防范于未然。剩下的两类事或许有一点价值，但对目标的完成没有太大的影响。

你会把大部分的时间花在哪类事情上?如果你长期把大量时间花在重要而且紧迫的事情上，可以想象你每天的忙乱程度，一个又—个问题会像大浪一样向你冲来。你十分被动地一一解决。长此以往，你早晚有一天会被击倒、压垮。

如果是后两类，很遗憾，你将一事无成。因为这些事情常常对别人而非对自己很重要，它们除了浪费你很多时间以外，还证明你是—个控制不了自己情绪的人。

只有重要而不紧迫的事才是需大量时间去做的事。它虽然并不紧急，但决定了我们的生活质量、受教育程度、品位培养、工作业绩等。只有养成“做要事而不做急事”的良好个人习惯，我们才可轻松地达到目标，避免临阵磨枪的紧张和尴尬。

3、擅用记事簿

几乎所有管理专家都会告诉你：记事簿是工作中最重要的工具之一，其作用是巨大的。它是你工作、生活的亲密伙伴，如果你忘记了上星期约好的宴会的具体时间，你可以翻一下你的记事簿；如果你想知道未来几天内都有哪些工作安排，你可以查阅一下你的记事簿；再如果你忘记了上次在街上碰见的一位老朋友的电话，你也可以翻一下当天的记录……记事簿使事情更有序，使细节更清晰，使任务更有条理。任何事情都不再是似是而非的了。

正是因为记事簿能为我们提供大量信息，因此，我们制定的计划尤其是每日计划都应该记录在记事簿上。除了记录计划，记事簿也可记录下每天发生的以免遗忘的事情。

留心观察善记事。要有好记性不如烂笔头的好习惯，不忘事、不漏事、不误事。

4、开动脑筋勤想事

要站在领导的高度和角度去思考问题、分析问题、积极为领导当参谋、出点子。思考是成功之母，善于思考，才能有所发现。

在实际工作中，当工作干得好好的，心里还会受到不少委屈。比如，经常无故挨领导一顿批，听到他人对自己的冷言冷语，有些事情处理不公，与同事不好共事等一些不平事。

如何面对？要有海纳百川，有容乃大的大度气魄，虚怀若谷，豁达大度，从善如流，团结和睦。始终以工作为重，从大局出发，大度装事，保持良好心态，做到容人、容事、容嫌、容过、容言，尤其是要团结那些对自己有意见的同志一道工作，虚心听取和正确对待领导或他人的批评意见、建议或议论，不能听就信、一听就喜、一听就怒。

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