【商用英文會議】會議紀錄的英文怎麼說？相關用語和記錄技巧大解析｜Lado 拿多企業英文培訓

2024-07-03 00:42| 来源: 网络整理| 查看: 265

我們曾經分享過該如何用英文安排一場會議，那我們該如何用英文撰寫會議紀錄呢？其中又有什麼注意事項呢？

「會議紀錄」的英文

會議紀錄：meeting minutes / minutes撰寫會議紀錄：(to) take/keep (meeting) minutes

Tip: minutes 為不可數名詞

Alex, can you take meeting minutes for us?Alex，你可以負責撰寫這次的會議紀錄嗎？Please remember to keep minutes on our system.請記得在我們的系統上編輯會議紀錄。

‍

會議紀錄需包含哪些重點？

我們通常可以利用會議的議程作為會議紀錄的架構，並且利用此架構，思考這場會議將涵蓋哪些主題、產生哪些計畫。撰寫會議紀錄時，記得簡潔扼要。我們不需要將討論內容一五一十地記錄下來，我們只需要記下與會議議程相關的事項即可。

一份完整的會議紀錄，需包含：■ Topics in the agenda 會議議程中的討論項目■ Main points and decisions 各討論項目的重點與決定■ Action items 已完成或需開始的計畫 (可列出時間表)■ Action owners 各項計畫的相關負責人

Tip: 記下每一位提出重要聲明或是計畫的發言人，以利日後核對相關需求。

‍

該如何記錄會議內容？

在撰寫每一條會議紀錄時，我們可以善用 action verbs (行為動詞)，讓其他人在查閱紀錄時，能夠清楚且快速地了解每一項計畫或結論。Action verbs 有哪些呢？以下為不同的討論方向中，分別適用的 action verbs：

◎ 與【結果】相關的 action verbsupdated on the latest status of project A已更新 A項目的最新進度reported to the engineering team on several issues related to the new system launch已向工程部報告新系統啟動的相關問題presented the quarterly incident report已提交季度事件報告confirmed that all improvement actions had been fully implemented已確認所列的改善措施皆已全面實施advised the marketing team that the project deadline would be extended已告知行銷團隊，將延後其項目的完成期限The committee tabled the decision until the next meeting委員會已將議題延期至下一次的會議決定

其他與「結果」相關的 action verbs：informed 已通知 / stated 已聲明 / commented 已評論 / expressed 已表達 / reiterated 已重申 / stressed 已強調 / pointed out 已指出

‍

◎ 與【詢問＆回應】相關的 action verbsasked if/whether additional budget was required已詢問是否有增加預算的必要性inquired when project A would be completed已詢問 A項目何時會完成replied that project A was expected to be completed on schedule in Q4已回覆 A項目將如期於第四季完成explained that the product approval committee had already reviewed and approved the proposal已解釋產品審核委員會已審核並通過了提案

其他與「詢問」相關的 action verbs：queried ‍其他與「回應」相關的 action verbs：answered / responded

‍

◎ 與【提議】相關的 action verbsProposed that the committee streamline the review process已提議委員會簡化審查流程Suggested that the product team revisit the project scope to ensure timely delivery已建議產品部門重新審視項目的規模，以確保項目能夠如期完成Recommended that Plan A be approved through budget cuts已建議透過預算縮減，使得 A 計畫獲得批准requested the committee approve the proposal已請求委員會通過該提議

‍

◎ 與【同意】相關的 action verbsThe committee approved the revised minutes from the previous meeting.委員會已批准前一次會議的修訂會議記錄The committee acknowledged the risks. 委員會已認同有風險存在的事實reached consensus on the audit timeframe已達成對審計時間排程的共識

Tip 1: action verbs 不只適用於會議紀錄，在英文履歷中，也是相當加分的字詞。Tip 2: 在會議紀錄和履歷中，我們會用過去式的 action verbs，說明已發生的事情。‍

最後，記得分辨此會議為正式會議或是非正式會議，這關乎到我們在寫會議紀錄時的架構與風格。在非正式會議紀錄中，只要以列點的方式，記下該會議的重要議題、決定、行動及相關負責人即可。但正式會議紀錄，則需使用較為正式的字詞，並依照公司的標準程序，於所規範的格式中，撰寫會議紀錄。

【本文地址】

公司简介

联系我们