需求建議書RFP 是什麽？7分鐘學會寫RFP（包含模板和範例）

你是否聽説過 RFP？在專案管理中，有效的溝通和清晰的文件對於執行專案非常重要，而RFP 是選擇合作供應商或外包團隊時常常會用到的一個文件。

無論你是收到對你的產品和服務感興趣客戶的 RFP，還是需要製作 RFP 來找到潛在供應商來合作完成專案，你首先需要了解 RFP 是什麽。

本文詳細介紹 RFP 的定義、範例以及製作RFP 的方法，馬上開始閲讀吧！

按這裡看目錄：

RFP 是Request for Proposal 的英文簡寫，中文意思是需求建議書，也稱爲招標書或建議書徵求說明書，是公司在選擇合作的供應商或服務提供者時會發出的一種書面公告。

專案管理中的 RFP，一般包括專案的要求（如需要交付什麽以及何時交付等）、目標和價格，要求潛在供應商或外包團隊對這項工作進行投標，然後你就可以比較多個出價，選擇最合適的一個進行合作。

簡而言之，如果你的企業有一個專案並且需要外部支援，並且你已經知道要尋找什麼類型的外包團隊，則可以使用 RFP 貨比三家。

RFI 是 Request for Information 的英文簡寫，意思是資訊請求，一般來説當你不了解即將進入的市場就會用到RFI來向潛在供應商提出開放式問題，你可以先使用RFI 然後再寫 RFP。

RFQ 是 Request for Proposal 的英文縮寫，意思是報價請求或詢價，RFP 除了有報價外，你還會獲得交付時間表以及所提供服務清單等資訊，而RFQ僅包括具體產品/服務、數量和價格。

制定全面的 RFP 可能非常耗時，並且需要對專案要求有深入的了解，那爲什麽還要寫 RFP 呢？

在專案管理中使用 RFP 有以下幾個好處：

徵求建議書需要大量的協調，各個利害關係人必須共同努力確定需求、收集資訊並探索解決方案，了解清楚關鍵角色和職責可確保你的組織開展有效的 RFP 流程。

那麽企業發佈的RFP都和哪些人有關係？

RFP 通常由請求購買或解決方案的個人、部門或團隊提出，從定義需求到編寫 RFP，再到對結果進行評審，利害關係人都需要參與其中。

采購專業人員一般負責撰寫和設計 RFP 流程。

當業務厲害關係人提出產品或解決方案的購買請求後，采購專業人員審核該請求，然後創建、分發和評估 RFP 文件。

采購專業人員在整個過程中與供應商合作，監控進度、回答問題並提供回饋，常見頭銜包括採購經理、策略採購經理和其他採購角色。

當然，不是所有的公司都會有采購專業人員，當企業沒有相關專業知識或能力的人才來完成 RFP 流程時，可能會聘請採購顧問。

顧問在了解需求之後，會利用他們的專業知識來幫助你選擇合格的供應商、管理溝通並評估結果。

對於高成本的策略採購項目，高階主管、首席採購長或財務長通常負責提供採購的最終批准，他們會評估成本、預期投資回報以及與組織目標的一致性。

受邀回應 RFP 的組織稱為供應商或供應商，他們準備一份提案來回答 RFP 問題，突出他們的差異化優勢，並在理想情況下說服買家他們是該專案的正確選擇。

發佈有效的RFP 文件有一個系統流程，保證潛在服務外包團隊能夠了解所有的專案要求。

以下是RFP 流程中的關鍵步驟：

如果你自己都說不清楚自己的需求是什麽，有什麽可能能夠讓外部支援團隊做出讓你滿意的東西？

所以在起草 RFP 之前，你可以進行競爭對手和行業研究，明確定義專案的目標、時間表、預算以及可能遇到的障礙等。

RFP 文件怎麽寫？要列出哪些内容？

如果你要高效地找到合適的服務外包供應商，那麽你的RFP 最好包含以下内容：

寫好了RFP 文件之後，就要將文件相關的資訊發佈出去，然後讓潛在供應商聯絡你。

分發 RFP 的方式有很多，比如你可以：

當潛在供應商有任何疑問的時候，及時回覆確保他們清楚了解專案的要求和期望。

然後根據設定的指南和評估標準接收和評估供應商提案，從眾多競標者發給你的提案中，你可以評出最合適的前三名或前五名作爲備選。

最後你可以在備選的潛在供應商中就專案目標、提案、協商條款以及報價等方面與他們詳細討論，找到並選擇最符合專案需求和目標的供應商。

發佈 RFP 的目標都是想要找到能合作的供應商，當你與選擇的供應商簽訂了合同之後你就已經達成了目的了。

然而，在 RFP 流程結束後你仍然有一些工作要做的，比如：

一旦你與所選供應商簽訂了合同，你應該向不打算合作的其他供應商説明結果和回饋，畢竟他們花了很多時間準備提案，不回信就相當沒有禮貌。

在結束專案之前你需要做的最後一件事是確保正確利用收集的 RFP 資料和建立的文件。

如果你使用 RFP 管理系統，所有內容都會自動儲存，但如果你使用電子表格、電子郵件和 Word，則可能需要手動更新供應商資料、存檔決策文件並儲存 RFP 範本。

儲存這些資料非常重要，特別是備選的供應商資料，本次的合作你可能由於各種原因沒有選擇他們，但不代表下次不會選，下次如果你需要選擇新專案的外包團隊，不妨先考慮這些備選的供應商，不需要重新發佈 RFP 招標，比較節省時間和成本。

知道了寫 RFP 有哪些要點後但還沒有想好怎麽做？儘管不同業務的 RFP 都不同，但你可以參考以下RFP 範本和範例，最後還有好用的RFP 提案工具推薦。

HubSpot 提供了三個免費下載的RFP 模板，你可以根據自己的業務將討論過的外包需求、預算詳細資訊和實施時間表等填到表格中，模板下載即可使用。

國家發展委員會發佈了一份建議書徵求文件，這個一份比較正式的 RFP 範例，目標是建構公教體系雲端資料中心，主要的内容包括專案概述、現狀説明、專案需求、服務水準及罰則、交付項目及驗收等。

RFP 軟體提供了一種結構化的方式來輕鬆管理整個 RFP 流程，幫助團隊鳥瞰追蹤進度以及基於過去的 RFP 內容自動產生初稿等，目前越來越多的公司正在從 RFP 電子表格轉向軟體，節省了人力成本並保持競爭優勢。

下面推薦三款好用的 RFP 管理工具：

PandaDoc 是一個比較知名的提案管理解決方案，能幫助團隊在比較短的時間內製作出合規和客製化的 RFP。

PandaDoc 非常容易設定和自訂，模板創建過程也很簡單，而且他們也有很多現成的模板，你可以在幾分鐘內設定您的第一個 RFP，甚至可以使用文件本身的即時更新與團隊成員進行協作。

Loopio 是一個備受好評的RFP 回應軟體，協助企業管理和完成 RFP、RFI、安全問卷等的回應流程。

Loopio 主要是提供產品或解決方案的供應商使用，當收到客戶的 RFP 時，可以使用這個回應軟體來集中管理和回應客戶的問題。

借助 Loopio，團隊可以在幾分鐘內完成初稿、高效協作並確保回應的一致性，RFP 答案內容庫是可搜尋的，而且他們的 RFP 回應庫也超厲害，讓你可以即時存取先前 RFP 中的所有答案，為你的團隊節省寶貴的時間。

另外 Response Intelligence 是 Loopio 的專有機器學習技術，可在回應過程中提供見解並提出建議，幫助回應人員簡化工作並創建獲勝提案，使其成為市場上最容易使用的 RFP 回應解決方案。

與市場上的其他提案軟體如 PandaDoc 等類似，Nusii 使用拖放編輯器，使用者花更少的時間編寫 RFP，從而有更多的時間來發展其他業務領域。

而且Nusii 提供很細節的功能，比如:

RFP 是專案管理中的一個具有數十年歷史的重要工具，各種規模的公司/組織都使用 RFP 流程來收集數據、制定策略採購決策並找到最佳供應商，同時實現價值最大化和風險最小化，特別是在 B2B 業務中會比較常見。

RFP 最適合需要詳細供應商建議的複雜專案，而對於簡單的項目或標準商品，使用RFQ來對比報價即可。

如果你不懂RFP，你可能會錯失很多機會，現在你應該對RFP 有一定的了解，如有任何問題，請在下方寫下你的留言。

走完整個流程大概需要數月甚至一年，當然不同專案的RFP時間長度可能會有所不同，具體取決於你設定的提案提交時間和選擇供應商的時間。

–RFP 撰寫：此階段可能需要大約一個月的時間來收集你的所有需求並與你的團隊協商。

–提案截止日期：根據你截止提案的時間，所有供應商可能需要四到六週的時間才能提交完成。

–提案審核：審核時間取決於多種因素，如果你收到很多提案，或者你需要與其他人一起審查提案，都需要更多時間，此階段至少需要一到兩週的時間。

–選擇供應商和簽訂合約：合約通常需要至少一周的時間來準備，如果你需要談判，可能需要更多時間。

RFP（徵求建議書）的主要目的是向潛在供應商或承包商徵求詳細建議，概述他們針對特定項目或服務的方法、能力和成本估算。

由於創建和管理 RFP 都需要時間，因此不是所有類型的專案都適合使用 RFP。

RFP 的好處是節省金錢時間和降低被騙的概率，如果你進行的是小型一次性採購，則風險本身就很小，RFP 的時間投入可能會超過潛在的收益。

RFP 最適合需要詳細供應商建議的複雜專案，對於簡單的項目或標準商品，RFQ詢價可能更合適。

雖然 RFP 有許多好處，但所有東西都不是十全十美的，RFP也面臨挑戰：

複雜性：制定全面的 RFP 可能非常耗時，並且需要深入了解專案要求。

供應商回應：評估大量供應商回應可能會造成巨大的壓力並且佔用大量資源。

範圍變更：專案範圍可能會發生變化，從而導致 RFP 中的修訂或澄清，這可能會造成混亂。

資訊不完整：RFP 中的資訊不完整或模糊可能會導致提案不一致和延誤。

供應商資格：確保潛在供應商合格並有能力滿足專案要求可能具有挑戰性。