在 Office 桌面应用中保存或转换为 PDF 或 XPS

若要查看分步说明，请从下拉列表中选择 Office 程序。

打开要发布为 PDF 的表或报表。

在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导出 ”组中，选择 “PDF”或“XPS”。

在“ 文件名” 字段中，键入或选择文档的名称。

在 “保存类型 ”列表中，选择“ PDF (*.pdf) ”。

如果文档需要高打印质量，请选择“ 标准 (联机发布和打印) 。

如果文件大小比打印质量更重要，请选择“ 最小大小 (联机发布) 。

选择 “选项” 以设置要打印的页面，选择是否打印标记，并选择输出选项。 选择“ 确定 ”。

选择“ 发布”。

注意: 不可将 Power View 工作表另存为 PDF 文件。

选择“ 文件 ”选项卡。

选择“ 另存为 ”。若要查看 Excel 2013 或 Excel 2016 中的“另存为”对话框，必须选择位置和文件夹。

在“ 文件名 ”框中，输入文件的名称（如果尚未输入）。

在 “保存类型 ”列表中，选择“ PDF (*.pdf) ”。

如果希望文件在保存后以所选格式打开，请选择“发布后打开文件检查框 。

如果文档需要高打印质量，请选择“ 标准 (联机发布和打印) 。

如果文件大小比打印质量更重要，请选择“ 最小大小 (联机发布) 。

选择 “选项” 以设置要打印的页面，选择是否打印标记，并选择输出选项。 有关 Excel 中的“选项”对话框的详细信息，请参阅 有关 PDF 选项的详细信息 。 完成后，选择 “确定 ”。

选择“ 保存 ”。

选择“ 文件 ”选项卡。

选择“ 导出 ”。

在 “导出当前 ”下，选择要将笔记本的哪个部分另存为 PDF。

在 “选择格式” 下，选择“ PDF (*.pdf) ”，然后选择“ 导出 ”。

在“ 另存为 ”对话框中的“ 文件名” 字段中，输入笔记本的名称。

选择“ 保存 ”。

选择“ 文件 ”选项卡。

选择“ 另存为 ”。若要查看 PowerPoint 2013 或 PowerPoint 2016 中的“另存为”对话框，必须选择位置和文件夹。

在“ 文件名 ”框中，输入文件的名称（如果尚未输入）。

在 “保存类型 ”列表中，选择“ PDF (*.pdf) ”。

如果希望文件在保存后以所选格式打开，请选择“发布后打开文件 检查”框。

如果文档需要高打印质量，请选择“ 标准 (联机发布和打印) 。

如果文件大小比打印质量更重要，请选择“ 最小大小 (联机发布) 。

选择 “选项” 以设置要打印的页面，选择是否打印标记，并选择输出选项。 完成后，选择 “确定 ”。

选择“ 保存 ”。

在“ 文件 ”选项卡上，选择“ 另存为 ”。若要查看 Project 2013 或 Project 2016 中的“ 另存为 ”对话框，必须选择位置和文件夹。

在“ 文件名 ”框中，输入文件的名称（如果尚未输入）。

在 “保存类型 ”列表中，选择“ PDF 文件 (*.pdf) ”或 “XPS 文件 (*.xps) ”，然后选择“ 保存 ”。

在“ 文档导出选项 ”对话框中，选择 “发布范围 ”，是否 包括非打印信息 ，以及 ISO 19500-1 符合性 (仅 PDF) 。

格式设置提示

Project 不支持所有的 PDF 或 XPS 格式设置功能，但仍可使用某些打印选项更改最终文档的外观。

选择“ 文件 > 打印 ”，然后更改以下任一选项：

日期

方向

纸张大小

页面设置

在“ 页面设置 ”对话框中，可以更改以下选项卡上的选项：

页边距

图例

视图

选择“ 文件 ”选项卡。

选择“ 另存为 ”。若要查看 Publisher 2013 或 Publisher 2016 中的“另存为”对话框，必须选择位置和文件夹。

在“ 文件名 ”框中，输入文件的名称（如果尚未输入）。

在 “保存类型 ”列表中，选择“ PDF (*.pdf) ”。

如果要更改文档的优化方式，请选择“ 更改 ”。 (Publisher 2013 或 Publisher 2016.) 中选择选项

对图片分辨率和非打印信息进行所需的任何更改。

选择“ 打印选项” 以更改文档的打印选项。

完成后，选择 “确定 ”。

如果希望文件在保存后以所选格式打开，请选择“发布后打开文件 检查”框。

选择“ 保存 ”。

选择“ 文件 ”选项卡。

选择“ 另存为 ”。若要查看 Visio 2013 或 Visio 2016 中的“ 另存为 ”对话框，必须选择位置和文件夹。

在“ 文件名 ”框中，输入文件的名称（如果尚未输入）。

在 “保存类型 ”列表中，选择“ PDF (*.pdf) ”。

如果希望文件在保存后以所选格式打开，请选择“保存后自动查看文件 检查框。

如果文档需要高打印质量，请选择“ 标准 (联机发布和打印) 。

如果文件大小比打印质量更重要，请选择“ 最小大小 (联机发布) 。

选择 “选项” 以设置要打印的页面，选择是否打印标记，并选择输出选项。 选择“ 确定 ”。

选择“ 保存 ”。

如果文件以前已保存，请选择“ 文件 ”> “保存副本”。如果文件未保存，请选择“ 文件 > 另存为”。

选择“ 浏览 ”，选择要在计算机上保存文件的位置。

在下拉列表中，选择“ PDF”。

选择“保存”。

选择“ 更多选项” > “选项” 以自定义 PDF。

若要仅从文档中的某些页面创建 PDF 文件，请在“ 页面范围”下选择一个选项。

若要在 PDF 中包含修订，请在 “发布内容”下，选择“ 显示标记的文档”。 否则，请确保已选择 “文档 ”。

若要在 PDF 文件中创建一组书签，请选择“ 使用创建书签”。 然后，选择“标题”，或者，如果向文档添加了书签， Word书签。

如果要在 PDF 中包含文档属性，请确保已选择 文档属性 。

若要使文档更易于屏幕阅读软件阅读，请选择 “文档结构标记”进行辅助功能。

符合 ISO 19005-1 (PDF/A) 此选项将 PDF 文档输出为版本 1.7 的 PDF（这是一种存档标准）。 PDF/A 有助于确保文档以后在另一台计算机上打开时的外观相同。

字体可能未嵌入时的位图文本 如果无法将字体嵌入到文档中，PDF 将使用文本的位图图像，使 PDF 与原始文档的外观相同。 如果未选择此选项，且文件使用的字体无法嵌入，则 PDF 阅读器可能会改用另一种字体。

使用密码加密文档 若要限制访问权限，使只有拥有密码的用户才能打开 PDF，请选择此选项。 选择“确定”时，Word打开“加密 PDF 文档”框，可在其中键入并重新输入密码。

使用 Word 打开和复制 PDF 中的内容

可以通过在 Word 中打开 PDF，复制所需的任何内容。

转到 “文件 ”> “打开 ”并浏览到 PDF 文件。 Word 将在一个新文件中打开 PDF 内容。 可以从其中复制所需的任何内容，包括图像和关系图。

若要在 Office for Mac 中将文件另存为 PDF，请按照以下简单步骤操作：

选择“ 文件”。

选择 “另存为”。

选择窗口底部的 “文件格式 ”。

从可用文件格式列表中选择 PDF 。

为文件指定一个名称，如果该文件还没有名称，请选择“ 导出”。

注意: 使用 Best 进行打印时，超链接可能无法正确转换。 这是Word for Mac中的已知问题。

重要: 

使用 联机服务 时，只能使用 Microsoft 具有合法权限的字体。 如果文档包含自定义字体，则将替换该字体，并可能导致问题。 通过将字体嵌入到文档中可以避免这种情况。

访问以下内容，详细了解如何嵌入字体：

嵌入自定义字体的优点

某些字体无法与演示文稿一起保存

可以使用 Word、PowerPoint 和 OneNote 网页版将文档转换为 PDF。

在 PowerPoint 中选择“ 文件 > 打印 > 打印 (，) 选择三种格式之一。

在“ 打印机 ”下的下拉菜单中，选择“ 另存为 PDF ”，然后选择“ 保存”。

然后，在打开的“资源管理器”菜单中，你可以命名 PDF，然后选择保存它的位置，然后选择“ 保存”。

这将生成保留文档原始布局和格式的基本 PDF。

如果需要对 PDF 选项（例如添加书签）进行更多控制，请使用桌面应用将文档转换为 PDF。 在 PowerPoint 和 OneNote 工具栏中选择“在桌面应用中打开”以开始使用桌面应用，并在Word先选择“编辑”下拉列表，然后选择“在桌面应用中打开 ”。

如果你没有桌面应用，可以 尝试 或 购买 Microsoft 365。

若要在 iOS 上将Word文档或 Excel 工作簿导出为 PDF 格式，请点击左上角的“文件”按钮，然后选择“导出”，然后选择“PDF”。