手动将项目存档

默认情况下，Outlook 使用自动存档功能定期将项目存档。 要了解详细信息，请参阅自动存档较旧项目。

您也可以在需要时手动存档项目。 这样，您可以控制存档哪些项目、存储位置以及项目经过多久后进行存档。

执行下列操作之一：

在Outlook 2013：单击"文件">">工具">存档"。

在 Outlook 2016 中：单击“文件”>“信息”>“工具”>“清理旧项目”

提示: 如果您的邮件配置文件连接到 Exchange Server，则存档和自动存档可能不可用。 您的组织的邮件保留策略可能会覆盖自动存档。 有关详细信息，请与系统管理员联系。

单击“将该文件夹及其子文件夹存档”选项，然后选择要存档的文件夹。

在“将早于该时间的项目存档”下，输入日期。

如果希望使用不同设置存档一些文件夹，您可以创建多个 .pst 文件。 例如，您可能希望“已发送邮件”文件夹中项目的保留时间长于“收件箱”文件夹中的项目

选中“包含标记为‘此项目不自动存档’的项目”框，以便存档从自动存档操作中排除的各个项目。 此选项并不是解除对这些项目的排除，而是仅在这次存档操作中忽略“不自动存档”设置。

单击“确定”。

要仅在需要时存档，请关闭自动存档。

单击“文件”>“选项”>“高级”。

在“自动存档”下，单击“自动存档设置”。

取消选中“自动存档时间间隔为 n 天”框。

重要:  不再支持 Office 2010。 升级到 Microsoft 365 以在任何设备上随时随地工作，并继续获得支持。

立即升级

默认情况下，较Outlook定期自动存档的项目。 若要详细了解自动存档，请参阅 使用自动存档来备份或删除项目。

除了自动存档或替换项外，还可以手动备份和存档项目。 手动存档提供了灵活性，允许您准确指定存档中包含哪些文件夹，以及使用Outlook.pst (.pst) 存档。

若要手动存档Outlook，请执行下列操作：

单击“文件”选项卡

单击"清理工具"。

单击"存档"。

单击" 存档此文件夹和所有子文件夹 "选项，然后单击要存档的文件夹。 此手动存档中包含你选择的文件夹的任何子文件夹。

在“将早于该时间的项目存档”下，输入日期。

如果不想使用默认文件或位置，请在"存档文件"下单击"浏览"以指定新文件或位置。 浏览找到想要的文件，或输入文件名，然后单击"确定"。 "目标文件位置会显示在"存档 文件" 框中。

选中 "包含带有"不 自动存档"的项目复选框，以包括可能单独标记为从自动存档中排除的任何项目。 此选项不会从这些项目中删除该排除项，而是仅忽略此存档的"不自动存档"复选框。

如果只想手动存档，则必须关闭自动存档。 请执行以下操作：

单击“文件”选项卡。

单击“选项”。

在"高级"选项卡上的"自动存档"下，单击"自动存档设置"。

清除" 每隔 n 天运行自动 存档"复选框。

重要:  Office 2007 不再受支持。 升级到 Microsoft 365 以在任何设备上随时随地工作，并继续获得支持。

立即升级

自动存档（默认情况下处于打开状态）会自动按计划的时间间隔将旧项目移动到存档位置。 但是，可以手动将项目备份和存档到指定的位置。

注意: 可 Microsoft Office Outlook 2007 自动存档设置。 你可能发现自动存档可满足你的需求，而不是手动备份或存档项目。 有关详细信息，请参阅 使用自动存档备份或删除项目。

在"文件"菜单上，单击"存档"。

选择" 存档此文件夹和所有子文件夹 "选项，然后在"存档低于 的项目 "下指定日期。

在 "存档文件" 下 ，单击"浏览"以指定新文件或位置（如果不想使用默认文件或位置）。

如果要 覆盖以前的设置， 以不自动存档特定项目，请选中"包含项目并选中"不自动存档"复选框。 如果选择在此过程中手动存档这些项目，则这些项目将再次受到"请勿自动存档"设置影响，除非以后再次手动替代该设置。

单击“确定”。

注意: Outlook为指定文件夹和位置中的项目自动创建另一个存档文件。